Jak zatwierdzić lub skorygować budżet w module Projekty systemu enova365?

Zatwierdzanie budżetu w module Projekty pozwala na zabezpieczenie budżetu przed nieautoryzowanymi zmianami (dodawaniem, usuwaniem i edycją pozycji, zmianą kwot planowanych).

Zatwierdzanie budżetu

Aby zatwierdzić budżet w systemie enova365, należy:

1. Otworzyć formularz projektu, do którego przypisany jest budżet.
2. Przejść do menu Czynności.
3. Wybrać opcję Zatwierdź budżet.

Po zatwierdzeniu budżetu zostaje on zablokowany przed wprowadzaniem zmian, takich jak:

• Dodawanie nowych pozycji budżetu,
• Usuwanie istniejących pozycji,
• Edycja kwot planowanych.

Prawo do zatwierdzania budżetu może zostać przypisane do odpowiednich ról użytkowników w systemie. Odpowiednie ustawienia można skonfigurować w gałęzi praw: Program/CRM/Zadania/Projekt CRM/Czynności/Zatwierdź budżet.

Modyfikacja zatwierdzonego budżetu

W sytuacji, gdy konieczna jest zmiana zatwierdzonego budżetu (np. w związku ze wzrostem cen), system enova365 oferuje dwa sposoby modyfikacji:

1. Korekta budżetu

Korekta budżetu pozwala na zachowanie historii zmian poprzez rejestrowanie modyfikacji i ich uzasadnienia. Aby dokonać korekty:

• Otwórz formularz pozycji budżetu.
• Wybierz z menu Czynności -> Korekta budżetu.
• Wprowadź odpowiednie zmiany w polach:
  • Korekta - w polu można wybrać rodzaj korygowanej pozycji: Plan koszt lub Plan przychód. Szczególnie istotne dla planowanych pozycji zbiorczych mogących zawierać zapisy obu typów.
  • Kwota – pole służy do wpisania planowanej kwoty po zmianie (należy wprowadzić kwotę końcową, a nie różnicę).
  • Ilość – pole służy do wpisania planowanej ilości po zmianie (należy wprowadzić ilość końcową, a nie różnicę).
  • Uwagi – pole do wpisania przyczyny wprowadzenia korekty.

Po wprowadzeniu pierwszej korekty, stan budżetu automatycznie zmienia się na Korygowany. Korekt budżetu można dokonywać wielokrotnie, wszystkie zmiany są widoczne na zakładce Plan na formularzu pozycji budżetu. Prezentuje ona pełną listę wprowadzanych kwot planów, zarówno wartości wpisanych na oryginalnym budżecie dla poszczególnych etapów, jak i wszystkie wprowadzone korekty. W przypadku korekt pola Kwota i Ilość na tej liście zawierają wartości różnicowe (tzn. kwotę zwiększenia lub zmniejszenia planów – a nie kwotę po zmianie).

2. Cofnięcie do bufora

Ta metoda umożliwia przywrócenie budżetu do stanu edytowalnego, jednak bez zachowania historii zmian. Aby cofnąć budżet do bufora:

1. Otwórz formularz projektu.
2. Wybierz z menu Czynności -> Przywróć budżet do bufora.

Uwaga! Nie można cofnąć do bufora budżetu, który znajduje się w stanie Korygowany.

Usuwanie korekt budżetu

Jeśli budżet był korygowany, można usunąć wprowadzone zmiany poprzez:

• Usuń korekty pozycji – dostępne w menu czynności formularza pozycji budżetu,
• Usuń korekty budżetu – usuwa wszystkie korekty z poziomu formularza projektu.

Prawo do usuwania korekt można skonfigurować w gałęziach praw: Program/CRM/Zadania/Pozycje budżetu projektu/Czynności/Usuń korekty pozycji oraz Program/CRM/Zadania/Projekt CRM/Czynności/Usuń korekty budżetu.

Podsumowanie

Zatwierdzanie budżetu w systemie enova365 to kluczowy proces zabezpieczający przed zmianami, gdy została zatwierdzona struktura budżetu oraz wprowadzone kwoty planów. System pozwala jednak na korektę zatwierdzonego budżetu lub cofnięcie go do bufora, zapewniając elastyczność w zarządzaniu budżetem projektu. Prawidłowa konfiguracja uprawnień pozwala kontrolować dostęp do poszczególnych funkcjonalności, co gwarantuje bezpieczeństwo i przejrzystość operacji.