Jak utworzyć budżet w module Projekty enova365?

Moduł Projekty w systemie enova365 to zaawansowane narzędzie umożliwiające planowanie i kontrolę realizacji budżetów projektów. Dzięki niemu możesz efektywnie zarządzać przychodami i kosztami, monitorować postępy oraz automatyzować przypisywanie dokumentów do poszczególnych projektów.

Tworzenie budżetu projektu

Aby utworzyć nowy budżet dla projektu, wykonaj następujące kroki:

Otwórz formularz projektu: W module Projekty wybierz projekt, dla którego chcesz stworzyć budżet, i otwórz jego formularz.
Utwórz budżet: W menu Czynności kliknij opcję Utwórz budżet. Pamiętaj, że opcja ta stanie się dostępna dopiero po wprowadzeniu nazwy projektu.

Po wykonaniu powyższych kroków na formularzu projektu pojawi się dodatkowa zakładka Budżet, podzielona na dwie główne części:

Górna sekcja: Zawiera ogólne ustawienia budżetu.
Dolna sekcja: Lista pozycji kosztowych i przychodowych.

Definicje budżetów

Budżet tworzony jest na podstawie określonej definicji, która determinuje jego parametry, takie jak sposób rozliczania czy wariant rozliczania. Definicje budżetów można zarządzać w ścieżce: Narzędzia/Opcje/CRM/Budżetowanie/Definicje budżetów. Dzięki nim możliwe jest standaryzowanie procesów budżetowych oraz narzucanie określonych parametrów dla tworzonych budżetów.

Na etapie definiowania budżetu można określić m.in.:

Sposób rozliczania: Opcje obejmują rozliczanie narastające, dla etapów (budżety etapowe) lub dla okresów (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne).
Wariant rozliczania: Określa sposób porównywania kwot w weryfikatorach przekroczeń realizacji względem planów, z opcjami takimi jak "Bez weryfikacji", "W okresie/etapie", "Narastająco dla okresu/etapu (od początku okresu danego miesiąca/etapu)" oraz "W całym okresie budżetowym (od początku do końca okresu budżetowego)".
Możliwość modyfikacji parametrów budżetu: Decyduje, czy parametry budżetu mogą być edytowane bezpośrednio na tworzonym budżecie, czy są narzucone przez definicję.
Zapis pozycji na bieżąco: Jeśli zaznaczone, zmiany w budżecie są automatycznie zapisywane i widoczne dla innych użytkowników.

Po dodaniu definicji budżetu należy przypisać ją do odpowiedniej definicji projektu w ścieżce: Narzędzia/Opcje/CRM/Definicje dokumentów/Definicje projektów. Umożliwi to jej wykorzystanie podczas tworzenia budżetów dla konkretnych projektów.

Ogólne ustawienia budżetu

W górnej części zakładki Budżet znajdują się kluczowe pola konfiguracyjne:

Definicja budżetu - wskazujemy odpowiednią definicje budżetu, z której pobierzemy parametry budżetu np. Sposób rozliczania, Typ okresu i Wariant rozliczania. Jeżeli na definicji budżetu zaznaczony jest parametr "Możliwa modyfikacja parametrów budżetu", to będzie możliwość zmiany ustawień, w przeciwnym razie pola parametrów będą zablokowane. Jeżeli zostaną wprowadzone jakiekolwiek kwoty do budżetu, wówczas pole to nie może zostać już zmienione.
Stan – pole wskazuje na stan budżetu. Może przyjmować wartości: Bufor, Zatwierdzony lub Korygowany. Zmiana wartości tego pola dokonywana jest poprzez wykorzystanie czynności wpływające a stan (np. Zatwierdź budżet, Przenieś do bufora lub Korekta budżetu), nie ma możliwości ręcznej zmiany na formularzu.
Data zamknięcia – jeżeli budżet jest zamknięty, w polu tym jest wyświetlana data zamknięcia.
Sposób rozliczania – ustawienie to wskazuje, czy planowane kwoty będą wprowadzane dla każdego etapu budżetu oddzielnie, dla każdego okresu, czy dla całego projektu łącznie. Jeżeli wybrano w parametrze Dla etapów lub Dla okresów należy wprowadzić plan kolejno dla każdego etapu/okresu. Sprawdzanie stanu realizacji budżetu może odbywać się dla wskazanego etapu lub narastająco dla całego projektu. Jeżeli zostaną wprowadzone jakiekolwiek kwoty do budżetu, wówczas pole to nie może zostać już zmienione.
Typ okresu – analogicznie do pola Etap budżetu pole jest aktywne, jeśli w polu Sposób rozliczania wybrano Dla okresów. W polu tym istnieje możliwość wprowadzenia typu okresu rozliczania projektu, do wyboru są opcje: miesięczny, kwartalny, półroczny, roczny.
Wariant rozliczenia – możliwość wyboru jednego z wariantów weryfikacji przekroczenia realizacji do planu: Bez weryfikacji, W okresie/etapie, Narastająco dla okresu/etapu (od początku okresu danego miesiąca/etapu), W całym okresie budżetowym (od początku do końca okresu budżetowego).
Waluta – pole pozwala na wskazanie waluty budżetu.
Wymiar księgowy – pole to ułatwia opisywanie dokumentów. Kwalifikacja dokumentów do poszczególnych pozycji budżetu odbywa się poprzez opisy analityczne. Jeżeli pole Wymiar księgowy jest uzupełnione, wówczas po wybraniu budżetu i pozycji budżetowej na opisie analitycznym uzupełniane jest automatycznie pole wymiar księgowy na tym opisie.
Rodzaj pozycji – można tu wskazać rodzaj pozycji budżetowej: koszt, przychód, zbiorcze lub wszystkie.
Okres budżetu – pole to pełni dwie role. Po pierwsze pozwala wybrać konkretny okres w przedziale określonym w polu Typ Okresu w przypadku budżetu rozliczanego dla okresów. W takim przypadku dane wprowadzane i wyświetlane na liście pozycji dotyczące planów i realizacji kwot prezentowane są za wskazany okres. Po drugie, jeśli budżet nie jest rozliczany dla okresów, a narastająco lub dla etapów, ustawienie okresu w polu powoduje prezentowanie kwot planów i realizacji na liście w wybranym okresie (w przypadku wykorzystania workerów wyliczających kwoty "NaDzień").
Etap budżetu – pole to jest aktywne wyłącznie, jeśli w polu Sposób rozliczania wybrano wartość Dla etapów. Po wybraniu w tym polu jednego z dostępnych etapów wszystkie wartości kwot planowanych i zrealizowanych, widoczne w dolnej części okna, wyświetlają wartości w odniesieniu do tego etapu. Jeżeli pole jest puste, wówczas wszystkie wartości wyświetlane są sumarycznie dla całego projektu.

Zakładka Budżet w Projekcie

Wprowadzanie pozycji budżetowych

W dolnej części zakładki znajduje się lista pozycji budżetu. Pozycje budżetu domyślnie prezentowane są w układzie hierarchicznym (drzewiastym). Ilość zagłębień drzewa jest dowolna. Układ można zmienić za pomocą Organizatora widoku.

Obraz

Wprowadzanie budżetu do projektu

Pozycje budżetowe dzielą się na trzy zasadnicze kategorie – przychody, koszty i zbiorcze . Nad listą umieszczone jest pole wyboru: Rodzaj pozycji. Można na nim wybrać wartości:

Wszystkie – powoduje wyświetlenie wszystkich pozycji budżetu
Przychód – wyświetla tylko pozycje przychodowe znajdujące się na najniższym poziomie drzewa
Koszt – wyświetla tylko pozycje kosztowe znajdujące się na najniższym poziomie drzewa
Zbiorcze – wyświetla pozycje zbiorcze tzn. pozycje znajdujące się na poziomie innym niż najniższy

Lista zawiera standardowe przyciski ( Dodaj , Otwórz, Usuń), przy czym przycisk Dodaj posiada rozwijane menu:

Pozycja główna – powoduje dodanie nowej pozycji na najwyższym poziomie drzewa
Pozycja podrzędna – powoduje dodanie pozycji podrzędnej (zagnieżdżonej) do tej, na której aktualnie ustawiony jest kursor.

!

Uwaga!

Menu rozwijane pojawia się po wprowadzeniu przynajmniej jednej pozycji głównej