Jak przypisywać dokumenty do pozycji budżetowych?

Jednym z kluczowych aspektów zarządzania projektami jest przypisywanie kosztów i przychodów do konkretnych pozycji budżetowych. W enova365 proces ten realizowany jest za pomocą mechanizmu opisu analitycznego, co pozwala na precyzyjne śledzenie realizacji budżetu i zapewnia pełną informację analityczną.

Opis analityczny w enova365

Opis analityczny to funkcjonalność dostępna w różnych obszarach systemu enova365, takich jak:

• dokumenty w ewidencji dokumentów,
• dokumenty handlowe,
• pozycje dokumentów handlowych,
• delegacje PWS,
• dokumenty preliminarza,
• dokumenty środków trwałych,
• zapłaty,
• płatności.

Umożliwia on podział kwoty danego dokumentu według różnych kryteriów, co jest szczególnie przydatne w procesie księgowania. W kontekście budżetowania projektów, jednym z takich kryteriów mogą być projekty oraz poszczególne pozycje w ich budżetach. Dzięki temu możliwe jest przypisanie kosztów lub przychodów do konkretnych elementów budżetu projektu, co ułatwia monitorowanie realizacji planu finansowego.

Przypisywanie dokumentów do pozycji budżetowych

Aby przypisać koszty lub przychody z dokumentu do konkretnej pozycji budżetowej w projekcie, należy wykonać następujące kroki:

1. Otwórz dokument: Przejdź do odpowiedniego dokumentu, na przykład w ewidencji dokumentów.

2. Przejdź do zakładki "Opis analityczny": Na formularzu dokumentu wybierz zakładkę "Opis analityczny".

3. Dodaj nowy opis: Kliknij przycisk "Dodaj", aby wprowadzić nowy element opisu analitycznego.

Dodawanie opisu do dokumentu - zakładka Ogólne

W zależności od posiadanych licencji, okno elementu opisu analitycznego może zawierać dwie zakładki:

• Ogólne: Informacje przeznaczone głównie do celów księgowych.

• Budżet: Informacje istotne z punktu widzenia rozliczania projektów.

Dodawanie opisu do dokumentu - zakładka Budżet

Aby opisać dokument w kontekście budżetowania projektu, należy skupić się na zakładce "Budżet", gdzie znajdują się następujące pola:

• Budżet – służy do wybrania budżetu projektu, do którego przypisujemy koszt lub przychód.
• Pozycja budżetu – w tym polu wybiera się pozycję budżetu, do której ma zostać przypisany koszt lub przychód. Wybranie pozycji możliwe jest wyłącznie po wcześniejszym wskazaniu budżetu (projektu) – lista podpowiedzi zawiera wyłącznie pozycje należące do wskazanego wcześniej budżetu i tylko te pozycje, które znajdują się na najniższym poziomie drzewa pozycji, czyli takie, które nie posiadają pozycji podrzędnych. Wynika to stąd, że zarówno wartości planowane jak i zrealizowane można przypisywać wyłącznie na tych pozycjach, które nie posiadają pozycji podrzędnych. Dla pozycji nadrzędnych, wartości są liczone jako suma z pozycji podrzędnych.
• Kwota – w tym polu należy określić jaką część kwoty dokumentu przypisujemy do danej pozycji budżetu. Standardowo program proponuje przypisanie dla pierwszego elementu opisu przypisanie całej kwoty (w kontekście danego wymiaru), a dla kolejnej kwoty będącej różnicą pomiędzy wartością dokumentu, a kwotą już podzieloną.
• Ilość – pole to jest przeznaczone do wprowadzenia ilości wpływającej na realizację budżetu – o ile na pozycji budżetowej zaznaczono Rozliczanie ilości. W przypadku dokumentów innych niż dokumenty handlowe pole to może zostać wypełnione wyłącznie ręcznie. Na pozycjach dokumentu handlowego wartość tego pola jest przez program automatycznie proponowana na takiej samej zasadzie, jak w przypadku kwoty.
• Data – data opisu. Domyślnie proponowana jest data dokumentu. Należy pamiętać o tym, że w przypadku budżetów planowanych dla etapów, data ta decyduje o tym, do realizacji którego etapu zostanie przypisany opisywany dokument.
• Opis – pole umożliwiające dodanie opisu do opisu analitycznego.
• Użyj kwoty dodatkowej - pozwala na uruchomienie mechanizmu "Kwoty dodatkowej", używanej do realizacji pozycji budżetu zamiast wartości w polu "Kwota"
• Kwota dodatkowa - pole pozwalające podać kwotę, która będzie stanowić wartość realizacji danej pozycji budżetu
• Centrum kosztów - jest to pole przeznaczone dla księgowości, w którym wskazujemy w przypadku kosztów, z jakiej dziedziny jest to koszt np. koszty zarządu, koszty, wydziałowe itp.
• Wymiar – jest to pole przeznaczone dla księgowości. Jeżeli na budżecie projektu określono Wymiar księgowy, wówczas pole to zostanie automatycznie wypełnione po wybraniu pozycji budżetu, co może przyspieszyć opisywanie dokumentu na projekt.
• Symbol – jest to pole przeznaczone dla księgowości. Jeżeli na pozycji budżetu określono Symbol księgowy, wówczas pole to zostanie automatycznie wypełnione po wybraniu pozycji budżetu, co może przyspieszyć opisywanie dokumentu na projekt.

Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól, zatwierdź wprowadzone dane. Dla każdego dokumentu można dodać wiele elementów opisu analitycznego, co pozwala na podział wartości dokumentu między różne projekty lub różne pozycje budżetowe w ramach jednego projektu.

Dokumenty handlowe

W przypadku tworzenia opisu analitycznego dla dokumentów handlowych należy pamiętać, że opisu dokonuje się na poziomie dokumentu lub pozycji dokumentu. Wprowadzanie opisu analitycznego na pozycji dokumentu handlowego wynika m.in. z możliwością dokonywania rozliczania ilości. Z poziomu formularza dokumentu istnieje możliwość uruchamiania czynności generowania opisu na podstawie schematu podziałowego.

Kwota dodatkowa

Kwota dodatkowa pozwala na przeliczenie kwoty, jaką realizujemy pozycje budżetu np. o tabele kursową. Dzięki temu, choć projekt musi być prowadzony w jednej, na początku określonej walucie, mamy możliwość realizować go za pomocą dokumentów handlowych wystawionych w innych walutach.

Kwoty realizacji budżetu

Stopień realizacji budżetu możemy sprawdzać w kilku miejscach na różnym stopniu szczegółowości:

• na liście pozycji budżetu (na formularzu projektu),
• na formularzu pozycji budżetu – na zakładce Realizacja widoczna jest lista wszystkich dokumentów, które wpływają na stan realizacji pozycji budżetu,
• na liście projektów – poprzez wstawienie na listę (za pomocą organizatora listy) kolumn z gałęzi BudzetPodstawowy/Workers/BudzetProjektuInfo. W tym miejscu są dostępne informacje ogólne, dotyczące całego budżetu – np. stopień realizacji budżetu w sumarycznym ujęciu kosztów i przychodów, kwoty pozostające do zrealizowania.