Jak dodawać pozycje kosztów i przychodów do budżetu w enova365?

Lista pozycji budżetu pozwala dodawać nowe pozycje i zawiera standardowe przyciski:

• Dodaj – rozwijane menu pozwala na dodanie:
  • Pozycji głównej – na najwyższym poziomie drzewa,
  • Pozycji podrzędnej – zagnieżdżonej w ramach innej pozycji.
• Otwórz – edycja wybranej pozycji.
• Usuń – usunięcie wybranej pozycji.

Filtr Rodzaj pozycji – umożliwia filtrowanie listy według kategorii:

• Wszystkie – wszystkie pozycje budżetu,
• Przychód – wyświetla tylko pozycje przychodowe,
• Koszt – wyświetla tylko pozycje kosztowe,
• Zbiorcze – wyświetla pozycje na wyższym poziomie hierarchii.

Organizator widoku – pozwala na zmianę struktury drzewa oraz dodawanie dodatkowych kolumn, takich jak:

• Stan realizacji budżetu,
• Kwota pozostająca do realizacji,
• Przekroczenie kosztów.

Uwaga:

• Opcja Pozycja podrzędna jest dostępna tylko, gdy wprowadzono co najmniej jedną pozycję główną.

System enova365 umożliwia elastyczne zarządzanie budżetami projektów, oferując dwa sposoby dodawania pozycji kosztów i przychodów:

1. Za pomocą formularza – zapewniającego pełną kontrolę nad szczegółami pozycji budżetu.
2. Bezpośrednio na liście – szybka metoda pozwalająca na edycję danych w trybie edit-in-place.

Dzięki tym opcjom użytkownicy mogą dopasować proces planowania budżetu do swoich potrzeb, a Organizator widoku pozwala na dostosowanie sposobu wyświetlania danych według indywidualnych preferencji. W niniejszym artykule przedstawimy, jak skutecznie wprowadzać pozycje budżetowe.

Wprowadzanie pozycji kosztów i przychodów

1. Wprowadzanie pozycji poprzez formularz

Formularz pozycji budżetu podzielony jest na dwie sekcje:

• Dane ogólne – zawierające podstawowe informacje o pozycji budżetu.
• Kwoty i ilości – uwzględniające wartości planowane oraz zrealizowane.

Formularz pozycji budżetu

Pola w sekcji "Dane ogólne"

• Projekt – pole informacyjne (tylko do odczytu), zawiera nazwę projektu dla którego wprowadzany jest budżet.
• Rodzaj pozycji budżetu – do wyboru Koszt, Przychód lub Zbiorcze. Pole to można wybrać na pozycji na najniższym poziomie drzewa, gdy pozycja staje się nadrzędną (istnieją do niej zapisy podrzędne) automatycznie jej rodzaj zmienia się na Zbiorcza. Ponadto rodzaju nie można zmieniać na pozycji, która posiada jakiekolwiek pozycje podrzędne lub kwoty.
• Symbol – symbol pozycji budżetu. Pole jest wymagane. Pole jest unikalne w obrębie ścieżki. Tzn. na jednym poziomie drzewa pozycji budżetu, nie może być dwóch pozycji o tym samym symbolu. Jednak już w dwóch osobnych gałęziach mogą występować pozycje o tym samym symbolu.
• Nazwa – nazwa pozycji, może zawierać dowolną wartość. Pole jest wymagane.
• Symbol konta – pole to ułatwia opisywanie dokumentów. Kwalifikacja dokumentów do poszczególnych pozycji budżetu odbywa się poprzez opisy analityczne. Jeżeli pole Symbol konta jest uzupełnione, wówczas po wybraniu pozycji budżetu na opisie analitycznym uzupełniane jest automatycznie pole symbol na tym opisie.
• Nadrzędna – pole informacyjne (tylko do odczytu), zawiera nazwę nadrzędnej pozycji budżetu w drzewie.
• Rozliczanie ilości – budżet pozwala na wprowadzanie planów oraz kontrolę realizacji nie tylko wartości, ale również ilości (np. ilość materiałów niezbędnych do zrealizowania projektu). Zaznaczenie tego pola powoduje, że dostępne są do wypełnienia pola związane z planami ilościowymi.
• Planowana – pole wskazuje czy kwoty pozycji budżetu są planowane
• Są zapisy – pole informacyjne (tylko do odczytu) pokazujące czy do danej pozycji budżetowej zostały już przypisane dokumenty wpływające na realizację budżetu.
• Są podrzędne – pole informacyjne (tylko do odczytu) pokazujące, czy do danej pozycji są przypisane pozycje podrzędne.

Pole Etap budżetu jest aktywne wyłącznie jeśli na budżecie zaznaczony jest parametr Dla etapów. Wpływa na wyświetlanie/wprowadzanie kwot planowanych w ramach danej pozycji – jeśli w polu tym wybrany zostanie etap, wówczas wszystkie wartości wyświetlane są w odniesieniu do tego etapu. Jeżeli pole jest puste, wówczas wszystkie wartości wyświetlane są sumarycznie dla całego projektu.

!

Uwaga!

• Program nie pozwoli wpisać kwot lub ilości planu na pozycji nadrzędnej i podrzędnej jednocześnie.

• Dokumenty przypisane do budżetu mogą być podpinane wyłącznie do pozycji najniższego poziomu.

Pola w sekcji "Kwoty i ilości":

W tej części formularza można wprowadzać wartości dla:

• Plan – w polach tych znajdują się kwoty planowane. Jeśli wybrano etap są to wartości planowane w danym etapie. Jeśli nie wybrano etapu – są to wartości sumaryczne dla całego projektu.
• Plan narastająco – w tych polach znajdują się wartości planowane narastająco od początku projektu do wybranego etapu. Jeśli nie wybrano etapu, wówczas są to wartości sumaryczne dla całego projektu.
• Realizacja – pola zawierają kwoty zrealizowane – obliczone na podstawie dokumentów przypisanych do projektu. Jeśli wybrano etap – są to wartości zrealizowane w danym etapie. Jeśli nie wybrano etapu – są to wartości sumaryczne dla całego projektu.
• Realizacja narastająco - w tych polach znajdują się wartości zrealizowane narastająco od początku projektu do wybranego etapu. Jeśli nie wybrano etapu, wówczas są to wartości sumaryczne dla całego projektu.

Pole "Etap budżetu" – aktywne tylko przy zaznaczonym parametrze Dla etapów. Wpływa na sposób wyświetlania kwot planowanych i zrealizowanych.

!

Uwaga!

Jeśli wybrano "Dla etapów", kwoty planowane mogą być wprowadzane wyłącznie dla konkretnego etapu.

2. Wprowadzanie pozycji kosztów i przychodów bezpośrednio na liście

System enova365 pozwala na szybkie wprowadzanie danych bez konieczności otwierania formularza. Wystarczy edytować pola bezpośrednio na liście (edit-in-place). Aby użyć tej funkcji, należy upewnić się, że lista zawiera odpowiednie kolumny.

Podsumowując, moduł Projekty w systemie ERP enova365 pozwala na szczegółowe zarządzanie budżetami projektów poprzez definiowanie pozycji kosztowych i przychodowych. Dodawanie tych pozycji może odbywać się za pomocą formularza pozycji budżetu lub poprzez edycję bezpośrednio na liście (edit-in-place).