Pismo kosztowe
Proces Pismo Kosztowe obrazuje przykładowy obieg dokumentu związanego z kosztami w organizacji. Jest przepływem standardowym i nie wymaga licencji na moduł Workflow. Start następuje automatycznie w momencie rozszerzenia dokumentu podstawowego o dokument dodatkowy Pismo Kosztowe. Proces może być uruchomiony w każdym z rejestrów DMS. W pierwszym zadaniu pracownik wpisuje podstawowe dane (Rysunek 1 – Zadanie Nowy dokument) i przesyła dokument dalej, celem weryfikacji (Rysunek 1 – Zadanie Weryfikacja merytoryczna) i uzupełnienia przez poszczególne działy. Proces pozwala także na kontrolę i przesłanie dokumentu do poprawy (Rysunek 1 – Zadanie Dokument do przetworzenia oraz tranzycja Do weryfikacji).
Proces został przygotowany do obsługi OCR (optical character recognition) z użyciem zewnętrznego oprogramowania. Służą temu zadania Wprowadzany i Przetworzenie merytoryczne.
Obiektem nadrzędnym procesu jest dokument podstawowy Pismo Kosztowe, który zostaje rozszerzony o dokument dodatkowy o tej samej nazwie. W wyniku procesu generowany jest w Ewidencji dokumentów dokument typu zgodnego ze wskazaną w procesie matrycą (domyślnie jest to Zakup oparty na matrycy Zakupy Różne).
1. Graficzna prezentacja procesu obiegu faktury kosztowej
Graficzna prezentacja procesu.
2. Opis procesu
Dokument podstawowy służy do zbierania bazowych informacji o rejestrowanym dokumencie. Dokument dodatkowy pozwala na zebranie szczegółowych informacji nt. zakupu, pozwala na wprowadzenie elementów ewidencji VAT czy opisu analitycznego. Na podstawie tych danych uzupełniane są pola w formularzu dokumentu ewidencji.
Aby zrealizować proces operatorzy muszą mieć nadane odpowiednie role do zadań. Dla Opisującego będzie to Sekretariat DMS, a dla Księgowości – Księgowość + Inwentarz.
W definicji procesu wprowadzone zostały weryfikatory, które nie pozwolą na przejście do kolejnego zadania lub zakończenie procesu, jeśli nie zostały uzupełnione odpowiednie pola. Dotyczą one pól Odpowiedzialny, Podmiot, Matryca i Numer dokumentu.
2.1 Uruchomienie procesu
Proces uruchamiamy jest automatycznie w momencie rozszerzenia dokumentu podstawowego Pismo kosztowe o dokument dodatkowy o tej samej nazwie.
Każdy użytkownik z prawami do dokumentu podstawowego oraz dokumentu dodatkowego może rozpocząć proces, w każdym z rejestrów, do których ma dostęp i w których istnieje możliwość utworzenia powyższych dokumentów.
Po wejściu w wybrany rejestr, dodajemy Pismo kosztowe, wskazujemy w polu Typ dokumentu Pismo kosztowe, co powoduje pojawienie się nowej zakładki Ogólne.
Formularz dokumentu podstawowego Pismo Kosztowe z uzupełnionym polem Tym dokumentu i widoczną zakładką Ogólne.
Do przejścia procesu konieczne jest wypełnienie pól Numer dokumentu oraz Podmiot na nowej zakładce Ogólne. Jeżeli uzupełnimy je na zakładce Dokument podstawowy – ogólne, dane zostaną automatycznie przeniesione na zakładkę Ogólne.
Na zakładce Ogólne wybieramy Matrycę: Zakupy Różne (istnieje możliwość korzystania z innych matryc zgodnie z potrzebą biznesową i procesowanym dokumentem, jednak wymaga to przebudowy wykorzystanych w procesie algorytmów). Po jej wskazaniu pojawią się dodatkowe sekcje, Dokument kosztowy i Elementy ewidencji VAT.
Po wybraniu matrycy w zakładce Ewidencja dokumentów/Dokumenty utworzony zostaje dokument zgodny z wybraną matrycą. Jest on w stanie Bufor, a pole Do księgowania ma wartość Nie. Dzięki temu dokument nie będzie widoczny na liście podlegających księgowaniu. Aby zobaczyć dokument na liście dokumentów ewidencji należy w opcjach filtrowania zmienić status Do księgowania na Nie.
W sekcji Elementy należy uzupełnić pola danymi z przetwarzanego dokumentu.
Zakładka Ogólne wybraną matrycą i uzupełnionymi danymi.
Z listy Nowy dokument wybieramy przejście Do weryfikacji i przesyłamy dokument do weryfikacji merytorycznej.
2.2 Weryfikacja merytoryczna
Operator odpowiedzialny za weryfikację (z rolą Sekretariat DMS) zobaczy w liście powiadomień w Panelu Workflow zadanie. W przypadku braku licencji na moduł Workflow w kolorze Platynowym, dokument możemy przetwarzać z poziomu rejestru, w którym został dodany zakładki DMS/Wszystkie dokumenty bądź Terminarza.
Powiadomienie o przypisanym zadaniu w Panelu Workflow.
Weryfikujący może przesłać dokument do opisania, jednak by to zrobić musi wybrać Opisującego w polu Odpowiedzialny.
Weryfikacja merytoryczna w Piśmie kosztowym.
2.3 Opisanie
W zadaniu Opisanie dokumentu operator uzupełnia dane dotyczące dokumentu, które nie zostały wprowadzone na poprzednich etapach i przesyła dokument dalej.
Możliwe do podjęcia decyzje na etapie Opisanie.
Przejście Dalej pozwala przesłać dokument do zadania Weryfikacja merytoryczna. Następuje tu zmiana wartości pola Do księgowania na Tak.
2.4 Dokument do przetworzenia
W tym miejscu operator podejmuje decyzję czy dokument powinien wrócić na etap Weryfikacji merytorycznej, bo wymaga poprawek, czy wszystkie pola wypełnione są poprawnie i proces może zostać zakończony.
Możliwe do podjęcia decyzje na etapie Dokument do przetworzenia.
Mając na uwadze specyfikację pracy Księgowości, umożliwiliśmy zakończenie procesu z poziomu listy Ewidencja dokumentów/Dokumenty. Operator korzystający z roli Księgowość + Inwentarz nie musi przechodzić do rejestrów DMS albo Panelu Powiadomień. Może wykonać oczekujące na niego zadanie zatwierdzenia dokumentu z poziomu listy, z którą pracuje na co dzień.
Wygenerowany dokument ewidencji jest w stanie Bufor. Zawiera dane zgodne z wybraną matrycą oraz tym, co uzupełniliśmy w trakcie procesu (numer dokumentu, podmiot, kwota).
Wygenerowany dokument ewidencji w menu Ewidencja dokumentów/Dokumenty.
Dokument Zakupy Różne w buforze.
Po weryfikacji danych należy zmienić status z Bufor na Wprowadzony, pola staną się nieedycyjne.
Dokument Zakupy Różne wprowadzony.
Zmiana stanu na Wprowadzony spowoduje automatycznie zakończenie procesu Pismo kosztowe.