Jak sterować dostępem do dokumentów w enova365?

Moduł DMS enova365 umożliwia precyzyjne sterowanie dostępem do dokumentów podstawowych, zarówno z poziomu formularza dokumentu, jak i definicji dokumentu podstawowego. Dzięki temu administratorzy i użytkownicy mogą kontrolować kto może edytować, przeglądać dokument, a przed kim będzie on całkowicie ukryty. Zwiększa to bezpieczeństwo przechowywanych danych i umożliwia dopasowanie poziomu dostępu do potrzeb organizacji.

Ustawienia dostępu w formularzu dokumentu podstawowego

Aby określić dostęp do konkretnego dokumentu podstawowego, należy przejść do zakładki Dokument podstawowy – pozostałe, gdzie znajduje się pole Dostęp:

Pole Dostęp na zakładce Dokument podstawowy - pozostałe na formularzu dokumentu podstawowego

Dostępne opcje to:

• Publiczny - dostępny w całości – dokument jest dostępny dla wszystkich użytkowników uprawnionych do korzystania z modułu DMS.
• Publiczny - dostępny częściowo – powoduje ograniczenie dostępu i wywołanie nowej zakładki Uprawnienia rekordu, w której można precyzyjnie wskazać operatorów, którzy mają mieć dostęp.
• Niepubliczny - dokument jest ukryty dla wszystkich, poza operatorami posiadającymi nadane uprawnienia w zakładce Uprawnienia rekordu.

!

Uwaga!

Opcje Publiczny – dostępny częściowo oraz Niepubliczny działają w systemie w ten sam sposób – ograniczają dostęp do dokumentu. Ich rozróżnienie wynika z obowiązujących przepisów prawnych.

Domyślnie pełne prawa do edycji dokumentu otrzymują:

• grupa systemowa DMSADMIN (w tym administrator),
• operator tworzący dokument,
• operator odpowiedzialny za dokument.

Dodawanie prawa do rekordu na formularzu dokumentu podstawowego

Definiowanie uprawnień do dokumentu

W zakładce Uprawnienia rekordu, dostępnej po wybraniu opcji Publiczny – dostępny częściowo lub Niepubliczny, można określić uprawnienia dla operatorów.

Dostępne opcje:

• Pełne prawo – operator może edytować dokument.
• Tylko odczyt – operator może jedynie przeglądać dokument i załączniki bez możliwości ich edycji.
• Zakaz dostępu – operator nie widzi dokumentu w rejestrach DMS.

Dostęp do dokumentu w trybie Tylko odczyt

!

Uwaga!

W systemie enova365 nadanie prawa dostępu do dokumentu jednemu operatorowi powoduje odebranie dostępu innym, z wyjątkiem operatora tworzącego dokument. Jeśli konieczne jest odebranie uprawnień twórcy dokumentu, należy ręcznie zmodyfikować jego uprawnienia w zakładce Uprawnienia rekordu.

Zróżnicowane prawa dostępu do rekordu na zakładce Uprawnienia rekordu na formularzu dokumentu podstawowego

Określanie dostępu w definicji dokumentu podstawowego

System enova365 pozwala na automatyczne nadawanie określonych uprawnień do nowo tworzonych dokumentów poprzez konfigurację w definicji dokumentu podstawowego.

Aby określić domyślny dostęp do dokumentu podstawowego:

1. Przejdź do Narzędzia → Opcje → DMS → Definicje dokumentów podstawowych.
2. Wybierz odpowiednią definicję dokumentu.
3. W polu Domyślny dostęp ustaw preferowany poziom dostępu.

Każdy nowy dokument utworzony na podstawie tej definicji odziedziczy domyślne ustawienia dostępu. Dodatkowo, jeśli wybierzemy poziom dostępu inny, niż Publiczny - dostępny w całości, na formularzu dokumentu pojawi się zakładka Uprawnienia rekordu, w której domyślne pełne prawo dostępu otrzyma:

• operator tworzący dokument,
• grupa systemowa DMSADMIN.