Jak korzystać z e-Doręczeń w enova365?

e-Doręczenia to publiczna usługa elektroniczna, stanowiąca cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki niej podmioty publiczne, obywatele i przedsiębiorstwa mogą komunikować się w sprawach urzędowych w sposób bezpieczny i szybki. System enova365 integruje się z tą usługą, umożliwiając obsługę e-Doręczeń bezpośrednio z poziomu systemu, co pozwala przedsiębiorstwom na efektywne zarządzanie korespondencją elektroniczną, zapewniając bezpieczeństwo, zgodność z przepisami oraz wygodę obsługi.

Jak korzystać z e-Doręczeń w enova365?

Aby skorzystać z e-Doręczeń w enova365, należy wykonać kilka kroków:

Założenie i aktywacja skrzynki e-Doręczeń. Pierwszym krokiem jest uzyskanie indywidualnego adresu do e-Doręczeń poprzez założenie i aktywację skrzynki za pomocą profilu zaufanego lub aplikacji mObywatel.
Instalacja dodatku e-Doręczenia w enova365. Integrację enova365 z publiczną usługą e-Doręczeń zapewnia dodatek Soneta e-Doręczenia, który należy wgrać do systemu.
Konfiguracja dostępu enova365 do e-Doręczeń. Po zainstalowaniu dodatku konieczne jest wprowadzenie w systemie enova365 parametrów dostępowych do e-Doręczeń, które uzyskaliśmy w pkt. 1.

Obsługa wiadomości przychodzących

Po skonfigurowaniu systemu, enova365 będzie mogła pobierać nowe wiadomości przychodzące z e-Doręczeń. Po otrzymaniu takiej wiadomości, standardowy proces Obsługa wiadomości przychodzącej e-Doręczenie uruchamia się automatycznie.

Graficzna prezentacja definicji procesu Obsługa wiadomości przychodzącej e-Doręczenie

Uruchomione zadanie Obsługa wiadomości przychodzącej

Operator obsługujący wiadomość ma możliwość wybrania jednej z następujących ścieżek:

Zarejestruj - powoduje dalsze procesowanie wiadomości. Operator ma możliwość przekazania dokumentu do weryfikacji. W przypadku stwierdzenia konieczności przygotowania odpowiedzi na obsługiwaną wiadomość, może uruchomić dedykowany podproces do wysyłki odpowiedzi.
Odłóż Ad Acta - powoduje zakończenie procesu oraz utworzenie nowego dokumentu podstawowego powiązanego z odebraną wiadomością.
Nie rejestruj - powoduje zakończenie procesu bez dalszego przetwarzania wiadomości.

Po wskazaniu wybranego przejścia w bannerze workflow pojawią się pola pozwalające na wskazanie dodatkowych informacji, koniecznych do poprawnej rejestracji dokumentu oraz odbiorcy kolejnego zadania.

Wskazanie opcji Zarejestruj i zapisanie zadania generuje kolejne zadanie Zapoznanie z pismem. Operator ma możliwość wyboru jednej z następujących opcji:

Odpowiedź wymagana - powoduje uruchomienie podprocesu do wysyłki wiadomości wychodzącej.
Zmień osobę odpowiedzialną - powoduje przekazanie zadania Zapoznanie z pismem do innego operatora.
Odłóż Ad Acta - kończy procesowanie wiadomości, tworząc nowy dokument podstawowy powiązany z wiadomością.
Nie wymaga odpowiedzi - kończy procesowanie wiadomości.
Niepoprawny adresat - powoduje uruchomienie podprocesu do wysyłki wiadomości wychodzącej. Ścieżka ta została przygotowana z myślą o administracji publicznej, gdzie obowiązkowe jest przesłanie wiadomości do właściwego odbiorcy, jeśli dana instytucja nie jest poprawnym adresatem.
Zwróć do rejestrującego - powoduje utworzenie zadania Weryfikacja zarejestrowanego pisma, skierowanego do operatora rejestrującego wiadomość. Użytkownik ten dokonuje ponownej weryfikacji wiadomość, a w następnym kroku wraca ona do Zapoznania z pismem.

Uruchomione zadanie Zapoznanie z pismem

Korzyści z integracji e-Doręczeń w enova365

Integracja e-Doręczeń z systemem enova365 przynosi wiele korzyści:

Automatyzacja procesów - system automatycznie pobiera i wysyła wiadomości, synchronizuje statusy oraz pobiera potwierdzenia wysyłki i odbioru.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami - system gwarantuje, że wszystkie operacje związane z doręczeniami są zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi, a każda korespondencja jest odpowiednio zarchiwizowana.
Elastyczność i mobilność - dzięki działaniu enova365 w chmurze, można zarządzać dokumentami z dowolnego miejsca i urządzenia – komputera, tabletu czy smartfona.

Aby lepiej zrozumieć, jak działa integracja e-Doręczeń w enova365, zachęcamy do obejrzenia poniższego materiału wideo: