Jak dodać sprawę w module DMS enova365?
Sprawa w module DMS to narzędzie umożliwiające grupowanie dokumentów podstawowych w logiczną całość. Można je powiązywać według kryteriów czasowych, tematycznych czy personalnych. W artykule przedstawiamy krok po kroku, jak dodać nową sprawę w systemie enova365.
Dodawanie nowej sprawy
Aby dodać nową sprawę, należy wykonać następujące kroki:
- Przejdź do modułu DMS i wybierz zakładkę Sprawy.
- Kliknij przycisk Dodaj w górnym menu lub naciśnij klawisz Insert.
- Otworzy się formularz dodawania nowej sprawy, podzielony na kilka zakładek.
Dodawanie nowej Sprawy
Zakładka "Ogólne"
Formularz Sprawa Ogólna – zakładka Ogólne
Zakładka Ogólne służy do uzupełnienia podstawowych informacji o sprawie:
- Definicja - pole tylko do odczytu, ustawiane automatycznie na podstawie wybranej definicji sprawy.
- Założył - pole automatycznie ustawiane na podstawie loginu operatora, który tworzy sprawę.
- Klasa wykazu akt - pozwala na wskazanie klasy określonej w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.
- Prowadzący - umożliwia wskazanie operatora w systemie, który jest odpowiedzialny za prowadzenie danej sprawy.
- Tytuł - pozwala na wprowadzenie nazwy sprawy, czyli krótkiej informacji czego ona dotyczy.
- Opis – pozwala na wprowadzenie szczegółowej informacji o tematyce sprawie.
- Format – pozwala na określenie formatu sprawy przyjętego przez firmę, może dotyczyć np. wielkości sprawy, kategoryzacji, priorytetu. Wprowadzenie wartości w jednej sprawie powoduje dodanie jej do słownika, który będzie dostępny dla innych spraw.
- Data - data założenia sprawy.
- Seria - dostępna po zaznaczeniu opcji Seria w definicji sprawy.
- Numer - nadawany jest według ustawień Numeratora w definicji sprawy.
Zakładka Pozostałe
Formularz dodawanej sprawy - zakładka Pozostałe.
Zawiera dodatkowe informacje:
- Sprawa nadrzędna - pozwala na wskazanie sprawy wyższego szczebla, z którą dodawana sprawa jest powiązana.
- Dostęp – określa zasady dostępu operatorów do sprawy:
- Publiczny - dostępny w całości – wartość domyślna. Dostęp do sprawy nie jest ograniczony.
- Publiczny – dostępny częściowo – przy tworzeniu sprawy pojawia się dodatkowa zakładka Uprawnienia rekordu, w której można wskazać jaki operator lub grupa operatorów ma uprawnienia do rekordu.
- Niepubliczny - przy tworzeniu sprawy także powoduje pojawienie się dodatkowej zakładki Uprawnienia rekordu.
Dostęp Publiczny - dostępny częściowo i Niepubliczny mają takie samo ograniczenie dostępu do sprawy. Rozróżnienie zostało wprowadzone na potrzeby kancelarii jednostek publicznych, gdzie konieczne jest przypisanie takich właściwości sprawom.
- Typ opisu - pozwala na określenie kategorii dodanego załącznika (np. tekst, obraz).
- Komórka merytoryczna - umożliwia przypisanie sprawy do jednostki organizacyjnej na podstawie struktury jednostki merytorycznej.
- Daty - sekcja zawiera zestaw dat wskazujących na czas dodania i przetworzenia sprawy.
Zakładka Dokumenty podstawowe
Formularz dodawanej sprawy - zakładka Dokumenty podstawowe
Prezentuje listę dokumentów powiązanych ze sprawą. Z poziomu tej zakładki możemy:
- Utworzyć nowy dokument podstawowy – klikając Nowy:
Formularz wyboru Dokumentu podstawowego i Rejestru
- Powiązać istniejące dokumenty – przyciskiem Powiąż dokumenty podstawowe:
Przycisk Powiąż dokumenty podstawowe
Stworzony dokument będzie automatycznie podpięty pod sprawę, w której był tworzony.
Po zapisaniu sprawa będzie widoczna w DMS/Sprawy i można ją edytować w dowolnym momencie.
Wynik dodawania Sprawy na zakładce Sprawy
Dodawanie sprawy z poziomu dokumentu podstawowego
Jeśli dokument podstawowy wymaga przypisania do sprawy, to możemy kliknąć w pole Sprawa, co otworzy listę istniejących spraw. Z tego poziomu można także stworzyć nową sprawę.
Podpięcie istniejącej sprawy pod dokument podstawowy
Dodanie nowej sprawy z poziomu dokumentu podstawowego.
Sprawa podpięta pod dokument podstawowy jest widoczna w jednej z dostępnych kolumn na liście danego rejestru z dokumentami podstawowymi.
Widok w rejestrze Przychodzące dokumentu podstawowego z podpiętą sprawą.