Jak dodać nowy dokument w enova365?

System enova365 umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami dzięki modułowi DMS (Document Management System). Umożliwia on szybkie rejestrowanie i organizowanie dokumentacji zgodnie z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa. W tym artykule przedstawimy krok po kroku, jak dodać nowy dokument w systemie.

Wybór modułu DMS

Aby rozpocząć proces dodawania nowego dokumentu, należy otworzyć moduł DMS w menu głównym enova365.

Wybór rejestru dokumentów

W zależności od rodzaju dokumentu wybieramy odpowiedni rejestr:

• Przychodzące – dla dokumentów otrzymanych od kontrahentów.
• Wewnętrzne – dla dokumentów tworzonych w obrębie firmy.
• Wychodzące – dla dokumentów wysyłanych na zewnątrz organizacji.

Dodawanie nowego dokumentu

Po przejściu do wybranego rejestru dokumentów klikamy przycisk Nowy (+) lub skorzystać ze skrótu klawiaturowego Insert. Jeśli konieczne jest wybranie innego typu pisma niż domyślne, można to zrobić za pomocą rozwijanego menu obok przycisku Nowy (+):

Widok zakładki Przychodzące z menu kontekstowym - dodaj Nowy (Pismo)

Wypełnianie formularza dokumentu

Po otwarciu formularza dokumentu użytkownik zobaczy kilka zakładek, które umożliwiają wprowadzenie szczegółowych danych.

Dokument podstawowy – Ogólne

Zakładka Dokument podstawowy – Ogólne

Zakładka ta zawiera podstawowe informacje o dokumencie:

• Definicja – pole tylko do odczytu, ustawiane automatycznie na podstawie wybranej przez użytkownika definicji dokumentu podstawowego.
• Rejestr dokumentu podstawowego – wartość w polu ustawia się automatycznie na podstawie wybranego rejestru. W przypadku wyboru rejestru głównego pole będzie tylko do odczytu, a dokument podpięty do tego rejestru nie może być przepięty do innego.
• Typ dokumentu – umożliwia wskazanie definicji dokumentu dodatkowego (DbTuple), która posłuży do rozszerzenia BasicDoc o dodatkowe pola i metody. Po wybraniu wartości pole staje się tylko do odczytu. Zmiana wartości jest możliwa z menu Czynności/Zmiana typu dokumentu. Po wybraniu typu dokumentu dodawana jest na formularzu nowa zakładka, zgodna z definicją dokumentu dodatkowego.
• Rodzaj podmiotu – pozwala na wskazanie kogo dotyczy dokument: Podmiotu (Kontrahenta) lub Osoby.
• Podmiot/Osoba – w zależności od wartości wskazanej w Rodzaj podmiotu pozwala na wybranie Podmiotu (Kontrahenta) lub Osoby.
• Znak obcy – pozwala na wprowadzenie numeru dokumentu zewnętrznego, np. z załącznika PDF dodanego do BasicDoc, nr FV.
• Odpowiedzialny – umożliwia wskazanie operatora.
• Metoda przekazania – określa sposób w jaki dokument został przekazany do firmy (fax, mail, osobiście, list).
• Klasa wykazu akt – pozwala na wskazanie klasy określonej w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.
• Sprawa – umożliwia podpięcie dokumentu podstawowego do sprawy, łączącej dokumenty w większą całość. Z tego poziomu można również utworzyć nową sprawę.
• Data dokumentu – ewidencyjna data dokumentu.
• Kategoria archiwalna: Symbol – umożliwia wskazanie symbolu kategorii archiwalnej. Wskazanie Klasy wykazu akt powoduje automatyczne uzupełnienie pola Przykład kategorii.
• Kategoria archiwalna: Okres – umożliwia wskazanie okresu dla kategorii archiwalnej. Wskazanie Klasy wykazu akt powoduje automatyczne uzupełnienie pola Przykład kategorii. Pole przyjmuje liczby naturalne.
• Data – ustawiane automatycznie na podstawie aktualnej daty. Przed zapisaniem dokumentu podstawowego mamy możliwość jej zmiany.
• Seria – pole jest edycyjne, jeśli w konfiguracji definicji dokumentu podstawowego zaznaczone jest pole Seria. Wprowadzenie wartości w jednym BasicDoc powoduje dodanie jej do słownika, który będzie dostępny dla innych dokumentów podstawowych.
• Numer – nadawany jest według ustawień Numeratora w definicji dokumentu podstawowego.

Dokument podstawowy – Pozostałe__

Zakładka Dokument podstawowy – Pozostałe

Zakładka ta zawiera dodatkowe informacje o dokumencie i jego załącznikach:

• Liczba załączników – pole tylko do odczytu, wyświetla liczbę załączników dodanych do danego dokumentu podstawowego.
• Format rozszerzenia – pole tylko do odczytu, wyświetla format załączników dodanych do danego dokumentu podstawowego.
• Dostęp – określa zasady dostępu operatorów do dokumentu podstawowego:
  • Publiczny – wartość domyślna. Dostęp do dokumentu nie jest dodatkowo ograniczony.
  • Publiczny - dostępny częściowo – pojawia się dodatkowa zakładka Uprawnienia rekordu, w której można wskazać jaki operator lub grupa operatorów ma uprawnienia do rekordu.
  • Niepubliczny – powoduje pojawienie się dodatkowej zakładki.
• Znak obcy – pozwala na wprowadzenie numeru dokumentu zewnętrznego, np. z załącznika PDF dodanego do BasicDoc.
• Odpowiedzialny – umożliwia wskazanie operatora.
• E-mail – pozwala na wprowadzenie adresu e-mail powiązanego z dokumentem.
• Typ opisu – pozwala na określenie formy dodanego załącznika (np. tekst, obraz).
• Komórka merytoryczna – umożliwia przypisanie dokumentu do jednostki organizacyjnej.
• Uwagi – pozwala na wpisanie uwag do dokumentu.
• Data nadania – możliwość wprowadzenia daty nadania.
• Data i czas dodania do sprawy – data uzupełniana automatycznie i jest tylko do odczytu.

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne na formularzu dokumentu podstawowego

Zakładka pojawia się, jeżeli wskazaliśmy definicję dokumentu dodatkowego w polu Typ dokumentu.

Zakładka Wiadomości e-mail

Jeśli w systemie skonfigurowano konto pocztowe, możliwe jest wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio z poziomu dokumentu. Można również powiązać wiadomości odebrane i robocze z danym dokumentem.

Wynik dodania dokumentu

Po wypełnieniu formularza i zapisaniu dokument pojawi się na liście w wybranym rejestrze, np. Przychodzące.

Lista Rejestr Przychodzące w DMS z zapisanym dokumentem podstawowym