Czym jest i jak działa Harmonogram Zadań w enova365?

Harmonogram Zadań w enova365 to funkcjonalność umożliwiająca automatyzację procesów biznesowych, które dotychczas wymagały ręcznej interwencji użytkownika. Dzięki temu narzędziu można zredukować pracochłonność obsługi kluczowych czynności, zminimalizować ryzyko błędów oraz przyspieszyć przepływ dokumentów i danych między różnymi działami i pracownikami w organizacji.

Jak działa Harmonogram Zadań?

Harmonogram Zadań działa jako automatyczny operator, który cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją zadania do wykonania i inicjuje je zgodnie z ustalonym harmonogramem. Może uruchamiać akcje o określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia w systemie enova365.

Schemat działania Harmonogramu Zadań

Przykładowe zastosowania Harmonogramu Zadań:

Automatyczna aktualizacja kursów walut - uaktualnienie kursów walut zgodnie z kursami NBP. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Wysyłka do dłużników powiadomień o niezapłaconych fakturach (licencje: Faktury) - Harmonogram Zadań sprawdza, którym z niezapłaconych faktur minął termin płatności. Po odnalezieniu takiej wysyła automatycznie powiadomienie w formie e-maila do dłużnika.
Importowanie zapisów z RCP (licencje: Kadry, dodatek Import/Export RCP) - pobieranie plików z wejściami oraz wyjściami z czytnika czasu pracy. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Pobieranie danych z systemów zewnętrznych (licencje: odpowiedni moduł, dodatek Integrator) - pobieranie danych z innego systemu. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Pobieranie maili (licencje: Poczta/CRM) - automatyczne pobieranie e-maili do skrzynki pocztowej. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Pobieranie wydarzeń Google - automatyczne pobieranie wydarzeń z kalendarza w usłudze Google. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Zadania do wykonania - automatycznie generuje i wysyła wiadomości e-mail do pracowników, na których oczekują zadania do wykonania w Pulpicie pracownika/kierownika, np. rozpatrzenie wniosków urlopowych pracowników. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Generowanie raportów np. na koniec miesiąca (licencje: odpowiedni moduł - w zależności od tego, czego dotyczą raporty) - automatyczne generowanie raportów (np. pierwszego/ostatniego dnia miesiąca), które uwzględniają wskazane dane.
Planowanie zadań do wykonania (licencje: CRM) - pracownik może zaplanować wykonanie konkretnego zadania np. wysyłka maili o określonej godzinie.
Przypomnienia w formie sms/email o wykonaniu zadania (licencje: SMS, CRM) - w przypadku zbliżającego się zadania/spotkania do wykonania wysyłane jest przypomnienie w formie sms na zdefiniowany numer/y.
Wysyłka zdefiniowanych życzeń/podziękowań na różne okazje (święta, rocznice itp.) (licencje: CRM) - wraz z nadchodzącymi świętami lub rocznicami wysyłane są do kontrahentów e-maile zawierające wcześniej zdefiniowane treści.
Automatyczne uruchomienie procesu tworzenia nowego newslettera (licencje: Workflow, CRM) - cykliczne wywołanie procesu składającego się z utworzenia treści wiadomości, wrócenia do korekty/zaakceptowania jej przez osobę decyzyjną oraz wysyłki do adresatów.
Wysyłka informacji do klienta o zbliżającym się przeglądzie sprzętu + lokalna informacja w okienku. (licencje: Serwis, Wypożyczalnia) - na tydzień przed terminem przeglądu konkretnego sprzętu generowane jest przypomnienie wysyłane do klienta za pomocą emaila oraz wyświetlane jest przypomnienie w systemie.
Eskalowanie wniosku urlopowego (licencje: Kadry) - w przypadku, gdy pracownik złoży wniosek urlopowy, przynajmniej tydzień przed planowanym urlopem, a ten nie zostanie zaakceptowany lub odrzucony w ciągu dwóch dni, zostaje przekazany kolejnej osobie zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy.
Weryfikacja danych z RCP z nieobecnościami i spóźnieniami (licencje: Kadry) - tworzenie tygodniowego podsumowania uwzględniającego rozbieżności pomiędzy obecnościami i nieobecnościami pracowników w firmie. Dodatkowo uwzględniające spóźnienia oraz tygodniowy czas pracy (suma).
Automatyczny import danych z plików (licencje: inne moduły w zależności od tego z którego obszaru wykonywany jest import) - po pojawieniu się plików w określonych katalogach może zostać dokonany import danych z plików.
Automatyczna kopia bezpieczeństwa bazy danych - o określonej porze wykonywana jest kopia bazy danych, na której pracuje system. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Automatyczne generowanie komunikatów EDI dla dokumentów (licencje: EDI). - w określonym cyklu generowane są komunikaty EDI (pliki XML) dla dokumentów wystawionych dla kontrahentów, do których przypisano odpowiednie definicje EDI.
Automatyczny import komunikatów EDI (licencje: EDI) - po pojawieniu się plików (komunikatów EDI) w określonych katalogach zostaną one zaimportowane i przeniesione do katalogu plików importowanych. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Wykonywanie zdjęć danych (kostek analitycznych) w celu aktualizacji bazy analitycznej (licencje: AWW) - by uniknąć przeciążeń serwera, wykonywane są kostki analityczne do bazy analitycznej w godzinach nocnych zgodnie z harmonogramem.

8 korzyści z wdrożenia Harmonogramu Zadań:

Automatyzacja powtarzalnych czynności – dzięki Harmonogramowi Zadań procesy, które wcześniej wymagały ręcznej interwencji użytkownika, są wykonywane automatycznie, co oszczędza czas i zasoby ludzkie.
Zmniejszenie liczby błędów ludzkich – eliminacja ręcznego wprowadzania danych i obsługi procesów znacząco redukuje ryzyko pomyłek oraz poprawia dokładność operacji biznesowych.
Optymalizacja kosztów – redukcja pracy manualnej przekłada się na mniejsze zaangażowanie pracowników w rutynowe czynności, co pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa.
Większa terminowość realizacji zadań – Harmonogram Zadań pozwala na precyzyjne określenie momentu wykonania danego procesu, co minimalizuje ryzyko opóźnień.
Lepsza kontrola nad procesami biznesowymi – administratorzy mają możliwość monitorowania i zarządzania harmonogramami zadań, co pozwala na bieżące dostosowywanie działań do potrzeb firmy.
Integracja z innymi modułami enova365 – Harmonogram Zadań współpracuje z różnymi modułami systemu ERP enova365, umożliwiając automatyzację procesów w obszarach takich jak Finanse i Księgowość, Kadry Płace i HR, Handel i Magazyn czy Sprzedaż i CRM.
Bezpieczeństwo danych – możliwość planowania automatycznych kopii zapasowych bazy danych zapewnia większą ochronę przed utratą ważnych informacji.
Dostosowanie do specyficznych potrzeb firmy – system enova365 umożliwia konfigurację Harmonogramu w taki sposób, aby odpowiadał indywidualnym wymaganiom organizacji, co pozwala na większą elastyczność i skalowalność rozwiązań.