Czym jest biblioteka i jak z niej korzystać?

Biblioteka w systemie enova365 to funkcjonalność umożliwiająca centralne zarządzanie dokumentacją i treściami informacyjnymi w organizacji. Uprawnieni redaktorzy mogą wprowadzać, edytować i publikować artykuły oraz określać dla kogo będą dostępne. Użytkownicy mogą korzystać z Biblioteki zarówno w interfejsie systemu, jak i w Pulpicie Pracownika.

Struktura organizacyjna Biblioteki

W ramach Biblioteki działa standardowa struktura organizacyjna o nazwie Repozytorium artykułów, która składa się z następujących elementów:

Administratorzy – osoby posiadające uprawnienia do dodawania i edytowania artykułów.
Użytkownicy – osoby z prawem do wyświetlania artykułów.
Kategoria – umożliwia grupowanie artykułów według typu dokumentu.
Katalog – miejsce, w którym przechowywane są artykuły.

Definicje elementów struktury organizacyjnej Repozytorium Dokumentów

Przykładowa struktura organizacyjna

Repozytorium artykułów to hierarchiczna struktura, gdzie w obrębie Kategorii można tworzyć Katalogi, do których dodawane są artykuły. Pozwala to na łatwe organizowanie i wyszukiwanie dokumentów.

Przykładowa struktura organizacyjna z skonfigurowanymi kategoriami i katalogami

Zarządzanie kategoriami i katalogami

Dodawanie kategorii i katalogów

Aby dodać nową kategorię lub katalog, należy:

Otworzyć moduł Biblioteka.
Z menu Czynności wybrać opcję Dodaj kategorię lub Dodaj katalog.
Określić, czy uprawnienia mają zostać przeniesione z elementu nadrzędnego. Przy dodawaniu elementu mamy możliwość zaznaczenia opcji, czy uprawnienia mają zostać przeniesione z elementu nadrzędnego.

Menu Czynności dla Katalogu

Usuwanie katalogów i kategorii możliwe jest, jeżeli:

element nie posiada żadnych elementów podrzędnych,
element nie ma wskazanych użytkowników w ustawieniach,
operator posiada uprawnienia administratora do danego elementu.

Opcja dodawania nowych kategorii i katalogów jest dostępna wyłącznie dla użytkowników posiadających uprawnienia Administratora.

Usuwanie kategorii i katalogów

Kategoria lub katalog mogą zostać usunięte, jeśli:

Nie zawierają żadnych elementów podrzędnych.
Nie mają przypisanych użytkowników.
Użytkownik wykonujący operację posiada uprawnienia Administratora.

Dodawanie artykułu do Biblioteki

Okno formularza nowego Artykułu

Aby dodać nowy artykuł:

Otwórz odpowiedni katalog w Bibliotece.
Z menu Czynności wybierz Dodaj artykuł.
Wypełnij formularz nowego artykułu:
- Tytuł - Pozwala na wprowadzenie tytułu artykułu, widocznego na liście w katalogu.
- Status - Pozwala na sterowanie stanem dokumentu. Dostępne są opcje: W przygotowaniu (dokument jest edycyjny), Gotowy(dokument jest nieedycyjny), Udostępniony (dokument jest nieedycyjny), Zarchiwizowany (dokument jest nieedycyjny).
- Data dodania - pozwala na wskazanie daty dodania dokumentu.
- Okres obowiązania - pozwala na wskazanie okresu obowiązywania artykułu.
- Opis - pozwala na wprowadzenie opisu dokumentu.

Do artykułu możemy również dołączyć załączniki w formacie .pdf.

Po zapisaniu artykuł staje się dostępny w wybranym katalogu i może być udostępniony innym użytkownikom.

Przykładowa Biblioteka z dodanymi artykułami w Katalogu

Podsumowanie

Biblioteka w enova365 to funkcjonalność ułatwiająca zarządzanie dokumentacją wewnętrzną organizacji. Dzięki przejrzystej strukturze kategorii i katalogów oraz możliwości kontroli dostępu, użytkownicy mogą łatwo publikować i udostępniać artykuły zgodnie z przyjętymi uprawnieniami. Dzięki wdrożeniu Biblioteki w enova365 firmy mogą skutecznie zarządzać wiedzą, zapewniając dostęp do aktualnych informacji dla swoich pracowników i współpracowników.