Czym jest DMS w enova365?

Moduł DMS (Document Management System) w enova365 to narzędzie ewidencyjne, które wspiera przedsiębiorstwa w zarządzaniu dokumentacją. Umożliwia przechowywanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentów w formie cyfrowej, co przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy i eliminacji błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych.

Charakterystyka modułu DMS enova365

Moduł DMS oferuje szereg funkcji ułatwiających zarządzanie dokumentami:

• Rejestry dokumentów: Umożliwia tworzenie i zarządzanie rejestrami dokumentów przychodzących, wewnętrznych oraz wychodzących.

• Ewidencjonowanie zgodne z wykazem akt: Pozwala na przypisywanie dokumentów do odpowiednich kategorii zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

• Przypisywanie do spraw i działów: Umożliwia przypisywanie dokumentów do konkretnych spraw, działów merytorycznych czy elementów struktury organizacyjnej.

Dla kogo przeznaczony jest moduł DMS?

Moduł DMS enova365 jest dedykowany dla firm, które chcą usprawnić zarządzanie dokumentacją i procesami z nią związanymi. Jest szczególnie przydatny dla:

• Działów finansowych i księgowych: Ułatwia ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentów finansowych.

• Działów kadr i HR: Wspiera zarządzanie dokumentacją pracowniczą.

• Działów sprzedaży i CRM: Umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami związanymi z klientami i procesami sprzedażowymi.

• Działów handlu i magazynu: Pomaga w organizacji dokumentacji związanej z obrotem towarów.

• Zarządzania procesami: Wspiera automatyzację obiegu dokumentów w firmie.

Korzyści z wdrożenia modułu DMS

Wdrożenie modułu DMS enova365 przynosi wiele korzyści:

• Oszczędność czasu: Automatyzacja procesów związanych z wprowadzaniem i przetwarzaniem dokumentów redukuje czas potrzebny na ich obsługę.

• Redukcja błędów: Dzięki funkcji OCR eliminowane są błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.

• Łatwy dostęp do dokumentów: Wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu w formie cyfrowej, co ułatwia ich wyszukiwanie i przeglądanie.

• Poprawa komunikacji: Płynna praca z dokumentami między poszczególnymi działami firmy zwiększa efektywność komunikacji wewnętrznej.

• Bezpieczeństwo danych: Elektroniczne przechowywanie dokumentów minimalizuje ryzyko ich zagubienia lub uszkodzenia.

Praca z dokumentami w DMS

Powiązania dokumentu w DMS

Podstawowym elementem w module DMS jest dokument podstawowy (BasicDoc), który posiada załącznik w postaci pliku (cyfrowa wersja dokumentu) oraz może być powiązany z elementami takimi jak:

• Plik - dokument w postaci elektronicznej np.: email, zeskanowana faktura kosztowa.

• Rejestr dokumentów podstawowych - zawiera wszystkie dostępne w organizacji rejestry, np.: Przychodzące, Wewnętrzne, Wychodzące.

• Podmiot/Osobą - osoba lub podmiot, z którym związany jest dany dokument.

• Metoda przekazania - metoda jaką przekazywany jest dokument np.: Osobiście, Fax, Mail, List. Posiada możliwość konfiguracji, dodania, usunięcia, modyfikacji dostosowanie do indywidualnych potrzeb.

• Komórka merytoryczna - komórka w organizacji związaną z danym dokumentem np.: element struktury organizacji.

• Klasa wykazu akt - przypisanie dokumentu do jednolitego rzeczowego wykazu akt.

• Sprawa - umożliwia podpięcie dokumentu do sprawy, która może posiadać wiele dokumentów.

• Kategoria archiwalna - pozwala na nadanie symbolu oraz okresu zgodnego z kategorią archiwalną.

Dodatkowo, moduł DMS może być wspierany przez funkcjonalność Workflow, co pozwala na definiowanie i realizację ustalonych procesów w obszarze przetwarzania dokumentów, którym podlegają dokumenty DMS.