Procesy

Workflow – zarządzanie procesowe

System enova365 wyróżnia to, że moduł Workflow jest jego integralną częścią. Dzięki temu możesz korzystać z zarządzania procesowego w całej aplikacji, która intuicyjnie organizuje i automatyzuje Twoją pracę. Część działań dotyczących innych modułów wykonasz również bezpośrednio w panelu Workflow. Automatyczne zarządzanie systemem obiegu dokumentów pozwoli Ci zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność pracy.

System Workflow ułatwia organizację pracy firmy dzięki automatycznym powiadomieniom oraz możliwości wprowadzenia powiadomień mailowych. Po uruchomieniu systemu w panelu użytkownika pojawia się wygodna w nawigacji lista zadań do wykonania wraz z terminem ważności. Dzięki temu wiesz, co i kiedy musisz zrobić. Dodatkowo system generuje powiadomienia o dodaniu nowego zadania dla danego użytkownika.
Kiedy wybierzesz zadanie z listy powiadomień, na ekranie pojawi się formularz kreatora. Znajdziesz w nim zestaw kroków do uzupełnienia. Po wykonaniu każdego kroku oznaczasz go jako zakończony. Dzięki temu wiesz, na jakim etapie realizacji znajduje się wybrany proces.
Zadanie zostanie oznaczone jako zrealizowane, gdy zakończysz pracę z kreatorem. Jeśli zostaną spełnione określone warunki, proces przechodzi do kolejnego etapu.
System Workflow umożliwi Ci zdefiniowanie warunków, jakie muszą być wykonane, aby zadanie zostało oznaczone jako zrealizowane. Może to być na przykład wiadomości e-mail lub SMS, przekazanie zadania kolejnemu użytkownikowi lub zatwierdzenie dokumentu.
Edytor Procesu, w jaki został wyposażony system Workflow, daje Ci możliwość zainicjowania dowolnego procesu z poziomu listy. Następnie możesz obserwować postępy w jego realizacji.

DMS – Przepływ i ewidencja dokumentów

W obszarze Workflow enova365 znajdziesz również system zarządzania dokumentami w firmie. DMS (Document Management System) to zestaw narzędzi o charakterze ewidencyjnym. Dzięki nim zadbasz o odpowiednią organizację i uporządkowanie najważniejszych dla Twojej firmy informacji. Wszystkie dokumenty będą znajdowały się w jednym miejscu, co usprawni elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.

System DMS w obszarze Workflow wspiera czynności przechowywania, porządkowania i archiwizowania danych. Posiada też opcje ułatwiające wprowadzanie dokumentów do systemu. Dzięki temu usprawnisz elektroniczny obieg dokumentów w firmie.

Harmonogram zadań

System Workflow enova365 usprawnia przepływ pracy w firmie. Jednym z narzędzi wchodzących w skład tego obszaru jest również program do harmonogramów. Dzięki niemu możesz zainicjować rozpoczęcie procesu we właściwym czasie. Od Ciebie zależy, w jaki sposób skonfigurujesz narzędzie. Jeżeli zrobisz to dobrze, system enova365 dopilnuje, by zadania rozpoczęły się zgodnie z planem.

Narzędzie Harmonogram Zadań w obszarze Workflow ułatwi Ci odzyskanie należności od dłużnika. System sprawdza bazę faktur i wybiera z nich te, których termin płatności już upłynął. Następnie wysyła do dłużnika automatyczne powiadomienie w formie wiadomości e-mail.
Jedno z rozwiązań w Harmonogramie Zadań zapewni Ci automatyczną aktualizację kursów walut podawanych przez NBP. Import odbywa się o wskazanej przez Ciebie godzinie.
Harmonogram Zadań w obszarze Workflow umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o nadchodzącym zadaniu. Mają one formę SMS-a lub wiadomości e-mail. Powiadomienie może zostać wysłane na przykład do dyrektora i dotyczyć akceptacji kosztów.
Program do harmonogramów wygeneruje również specyfikację projektu wraz z fakturą, która trafi do Klienta. Warto zaznaczyć, że Harmonogram Zadań udostępnia oprócz tego szereg innych funkcji.

Edycja procesów i zastępstwa

System Workflow zagwarantuje Ci, że wyznaczone zadania trafią do odpowiednich osób. Jest to szczególnie istotne w trakcie okresów urlopowych czy w przypadku dużej rotacji pracowników. System wylicza zastępstwa na podstawie wniosków urlopowych i innych zgłoszonych form nieobecności.

System Workflow automatycznie przesyła dokumenty do właściwych osób zgodnie ze strukturą firmy.
Workflow umożliwi Ci śledzenie kolejnych kroków przetwarzania dokumentów – na każdym etapie procesu.
Mobilna wersja systemu Workflow umożliwi Ci kontrolę organizacji pracy firmy niezależnie od miejsca, w jakim się znajdujesz. Działania można monitorować przez Internet. Dzięki temu zawsze wiesz, czy udało się znaleźć zastępstwo i czy proces pracy nie został wstrzymany.