Jak ewidencjonować awarie i przeglądy techniczne?

Moduł Flota enova365 umożliwia kompleksowe rejestrowanie wszelkich zdarzeń związanych z Twoimi pojazdami – od rutynowych przeglądów technicznych po nieprzewidziane awarie. Dzięki temu zyskujesz cenny wgląd w kondycję floty i możesz proaktywnie planować działania serwisowe.

1. Dodawanie informacji o awariach czy przeglądach jest niezwykle proste i możesz to zrobić na dwa sposoby:

Przejdź do modułu Flota/Zdarzenia i kliknij przycisk Dodaj znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu.
Otwórz formularz wybranego pojazdu (przez Flota/Pojazdy) i w menu po lewej stronie wybierz zakładkę Zdarzenia. Tutaj również znajdziesz przycisk Dodaj.

Pod przyciskiem Dodaj domyślnie ustawiony jest typ Awaria samochodowa (AWSA). Jeśli chcesz dodać inny typ zdarzenia czyli Przegląd techniczny (PT) po prostu kliknij strzałkę w dół pod przyciskiem Dodaj.

UWAGA! Domyślnie w systemie dostępne są dwa rodzaje zdarzeń, istnieje jednak możliwość dodawania własnych zdarzeń, dostosowanych do specyfiki przedsiębiorstwa.

3. Po wybraniu typu zdarzenia, pojawi się przejrzysty formularz. Wypełnienie pola Nazwa jest obowiązkowe i pozwoli na szybkie zidentyfikowanie zdarzenia na liście. Jednak im więcej szczegółów wprowadzisz, tym lepiej zorganizowane będą Twoje dane:

Numer: System automatycznie nada numer zdarzenia zgodnie z definicją.
Nazwa: Wprowadź krótki, opisowy tytuł zdarzenia (np. "Wymiana oleju", "Awaria silnika").
Stan: Określ aktualny status zdarzenia (Planowany, W realizacji, Zakończony). Listę stanów możesz dostosować w konfiguracji systemu. Co ważne, zmiana stanu zaplanowanego zdarzenia na "Zakończony" może automatycznie utworzyć nowe, planowane zdarzenie z datą przesuniętą o zdefiniowany interwał (np. kolejny przegląd za rok).
Wykonujący: Wybierz operatora (pracownika), który wykonał daną czynność.
Prowadzący: Wskaż operatora odpowiedzialnego za nadzorowanie zdarzenia.
Pojazd: Wybierz z listy pojazd, którego dotyczy zdarzenie.
Kontrahent: Jeśli zdarzenie jest powiązane z zewnętrznym kontrahentem (np. serwis), wybierz go z listy lub dodaj nowego.
Przedstawiciel: Wskaż osobę kontaktową u danego kontrahenta (możesz wybrać z istniejących lub dodać nową).
Projekt: Jeśli zdarzenie jest związane z konkretnym projektem w Twojej firmie, możesz je tutaj przypisać.
Priorytet: Określ ważność zdarzenia (Niski, Wysoki).
Opis: Wprowadź szczegółowy opis zdarzenia, usterki, wykonanych prac itp.

Sekcja Daty

W tej sekcji określasz czas trwania zdarzenia:

Od: Data i godzina rozpoczęcia zdarzenia.
Do: Data i godzina zakończenia zdarzenia.
Przypomnij: Ustaw przypomnienie o zdarzeniu z wyprzedzeniem (w godzinach i minutach) przed jego rozpoczęciem lub zakończeniem. System wyświetli powiadomienie w formie wyskakującego okienka.

4. Zatwierdź zdarzenie klikając w OK.

5. Aby jeszcze bardziej uszczegółowić informacje o danym zdarzeniu, skorzystaj z zakładek znajdujących się po lewej stronie formularza:

Ogólne: Tutaj znajdziesz i edytujesz podstawowe informacje o zdarzeniu, które właśnie wypełniłeś.
Pojazdy: Jeśli jedno zdarzenie dotyczy więcej niż jednego pojazdu w Twojej flocie, możesz je wskazać w tej zakładce.
Zdarzenia powiązane: Ta funkcja umożliwia łączenie ze sobą różnych zdarzeń. Jest szczególnie przydatna, gdy chcesz zgrupować kilka powiązanych spraw w jeden logiczny wątek, ułatwiając śledzenie postępów.
Dokumenty: W tej zakładce możesz przypiąć wszelkie dokumenty związane ze zdarzeniem, takie jak faktury, dokumenty magazynowe, oferty, protokoły itp. Dzięki temu wszystkie istotne pliki masz zawsze pod ręką.
Pracownicy i zasoby: Jeśli w realizację zdarzenia byli zaangażowani konkretni pracownicy lub wykorzystywany był sprzęt firmowy, możesz to zarejestrować w tej zakładce. Co więcej, jeśli do zdarzenia przypisano pojazdy w zakładce "Pojazdy", zostaną one tu automatycznie dodane jako zasoby typu "nieruchomość".
Wiadomości e-mail: Ta zakładka pozwala na powiązanie korespondencji mailowej dotyczącej danego zdarzenia, co zapewnia pełną historię komunikacji w jednym miejscu.