Skip to content

Index

Wysyłanie faktur do KSeF

Czynności do obsługi wysyłki KSeF

Na liście faktur sprzedaży oraz listy KSeF/Wysyłanie dla dokumentów z kategorii Sprzedaż oraz KorektaSprzedaży dostępne są czynności dotyczące mechanizmu KSeF :

  • Eksport - umożliwia wygenerowanie komunikatu KSeF dla zaznaczonych dokumentów. Dostępne tylko gdy plik XML nie jest wygenerowany.
  • Wyślij - umożliwia wysyłanie faktury w formacie KSeF do serwisu udostępnionego przez MF. Działa również bez czynności Eksport. W przypadku gdy plik XML nie jest wygenerowany nastąpi wygenerowanie pliku a następnie jego wysyłka.
  • Sprawdź strukturę pliku - sprawdza zgodność struktury wygenerowanego pliku XML ze schemą (wzorcem) ustaloną przez Ministerstwo Finansów
  • Sprawdź status - sprawdza status wysłanego pliku XML na platformie KSeF. Służy np. do pobrania numeru KSeF.
  • Usuń - umożliwia usunięcie wyeksportowanego pliku XML.
  • Import z pliku- importuje dokumenty pobrane z platformy KSeF jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów/faktury zakupu).
Obrazek 2

Obraz

Czynności KSeF dla dokumentów sprzedaży

Po obrazku 2

Krok po kroku - Jak wysłać fakturę do KSeF?

  1. Skonfigurować konto KSeF oraz wprowadzić TOKEN (szczegóły tutaj).
  2. Wystawiamy fakturę sprzedaży i zatwierdzamy.
  3. Dla zaznaczonego dokumentu z listy wybieramy w pierwszej kolejności KSeF/Eksport. Pojawi się nam okno na którym możemy wybrać odpowiednią definicje komunikatu zgodną z aktualnie obowiązującą schemą, potwierdzamy okno.
  4. W tym momencie nie został wysłany jeszcze plik KSeF, ale został już wygenerowany plik XML.
    Na fakturze sprzedaży pojawi nam się zakładka KSeF na której możemy zweryfikować wizualizacje KSeF oraz dane w pliku XML.
  5. Kolejnym krokiem jest weryfikacja zgodności schemy, które wykonujemy za pomocą KSeF/Sprawdź strukture pliku. Po kliknięciu w logu systemu powinniśmy otrzymać informację o zgodności dokumentu ze schemą.
  6. Następnie możemy już wysłać plik KSeF za pomocą czynności KSeF/Wyślij. Pojawi się okno na którym potwierdzamy do jakiego systemu KSeF ma być wysłany plik i za pomocą jakiego TOKENu.
  7. Po wysłaniu odczekujemy kilka sekund i za pomocą KSeF/Sprawdź status pobieramy datę KSeF oraz numer KSeF -> otrzymanie tych informacji jest potwierdzeniem prawidłowego przetworzenia faktury przez system KSeF.
  8. Wszystkie dane możemy zweryfikować na zakładce KSeF na dokumencie handlowym.

!

Uwaga!

Czynność KSeF/Wyślij - Działa również bez czynności Eksport. W przypadku gdy plik XML nie jest wygenerowany nastąpi wygenerowanie pliku a następnie jego wysyłka.

System pozwala na wysyłkę pojedynczą lub zbiorczą dokumentów handlowych. Zaznaczenie wielu dokumentów na liście i użycie czynności KSeF : Eksport, Sprawdź strukturę pliku, Wyślij, Sprawdź status lub Usuń zostanie zastosowane dla wszystkich zaznaczonych rekordów.

Istnieje również dedykowana lista (Handel/KSeF/Wysyłanie) dla wysyłanych faktur. Na liście istnieją dedykowany filtry ułatwiający prace z wysyłanymi plikami KSeF:

Obrazek 4

Obraz

Lista KSeF/Wysyłanie

Po obrazku 4

Lista jest zalecana do pracy dla operatorów korzystających z KSeF. Na dedykowanej liście mamy filtr Status KSeF, który przyjmuje odpowiednie wartości i ułatwia prace:

  • Nie dotyczy - dokumenty niepodlegające KSeF. Dokumenty, nie będą miały dostępnych czynności do wysyłki do systemu KSeF.
  • Brak - dokumenty podlegające KSeF. Przy tym statusie pojawią się dokumenty, które powinny być wysłane do KSeF.
  • Do wysłania - dokumenty z wygenerowanym plikiem KSeF(XML), ale jeszcze nie wysłane
  • Wysłany - dokumenty wysłane, ale bez sprawdzonego statusu(bez numer KSeF oraz daty KSeF)
  • Robocze - dokumenty z statusem Brak, Do wysłania, Wysłany.
  • Przyjęty - dokumenty przetworzone przez system KSeF(z nadanym numer KSeF oraz datą KSeF)
  • Razem - widzimy wszystkie dokumenty niezależnie od statusu.