Skip to content

Index

Działanie KSeF na bazach ANSI oraz UNICODE

Bazy ANSI to starszy typ baz danych Microsoft SQL Server, które używają kodowania znaków ANSI (np. Windows-1250).

!

Uwaga!

System nie wspiera integracji z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) w przypadku instalacji opartych na tzw. bazach ANSI. Nowoczesne systemy z obsługą KSeF, wymagają baz danych w formacie Unicode (np. UTF-8 lub UTF-16), które lepiej wspierają różnorodne znaki i są zgodne z aktualnymi standardami wymiany danych (np. XML w KSeF).

Dlaczego to ważne?

  • KSeF wymaga przesyłania danych w formacie ustrukturyzowanym XML, który może zawierać znaki spoza podstawowego zestawu ANSI.
  • Bazy ANSI mogą niepoprawnie przechowywać lub przetwarzać takie znaki, co prowadzi do błędów przy komunikacji z KSeF.

Rozwiązanie:

Skonwertowanie bazy do formatu UNICODE. Opis jak to zrobić znajduję się tutaj.

Konfiguracja

W oknie konfiguracji dostępna jest zakładka \Ogólne\KSeF. Znajdują się tu wszystkie parametry potrzebne do obsługi KSeF. Zostały one podzielone na 4 podkatalogi:

1. Ogólne - zawiera podstawowe parametry związane z pobieraniem i wysyłką faktur do KSeF:

Obrazek 2

ksef konfiguracja HTML.png

Formularz konfiguracyjny KSeF - Ogólne

Po obrazku 2
  • Pliki przechowywane w bazie danych - gdy parametr jest włączony pliki przechowywane będą w bazie danych. Od wersji 2504.2.2 jest to jedyne dostępne ustawienie.

!

Uwaga!

Przechowywanie plików w bazie danych - pomaga w łatwy sposób importować do systemu faktury zakupu lub dokumenty ewidencji.

  • Obsługa UPO - aktywuje możliwość pobierania UPO dla wysłanych faktur.

  • Definicje komunikatów KSeF - określają strukturę oraz zawartość pliku XML z komunikatem oraz algorytmy stosowane podczas wymiany danych. Zdefiniowane komunikaty są prezentowane na liście. Struktury faktur używane w komunikacji z KSeF są zgodne ze wzorami udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów.

  • Konta KSeF - lista zdefiniowanych platform EDI typu KSeF, która umożliwia wprowadzenie parametrów komunikacji z systemem KSeF. Wybieramy również rodzaj konta: Testowe, Przedprodukcyjne lub Produkcyjne.

    Po obrazku 3
    Obrazek 4

Obraz

Formularz konfiguracyjny Konta KSeF - Ogólne

Po obrazku 4

!

Uwaga!

Aby móc utworzyć konto KSeF w systemie operator musi posiadać nadane prawo Konfiguracja/Systemowe/Core/System zewnętrzny/Uprawnienia/__Dodawanie i edycja nowego systemu zewnętrznego z rodzajem platformy KSeF

Dla każdego konta KSeF możliwe jest zdefiniowanie listy tokenów. Token jest to indywidualny klucz komunikacji wygenerowany dla NIP-u oraz podmiotu uprawnionego. To w oparciu o NIP i Token odbywa się komunikacja z platformą KSeF. Role tokenów można ograniczać do pobierania lub wysyłania. Możliwe jest także używanie tego samego tokena do obu tych czynności.

!

Uwaga!

Po każdej zmianie konfiguracji systemu zewnętrznego KSeF należy ponownie uruchomić system, dopiero po ponownym uruchomieniu system odświeży sesję z portalem KSeF. Brak przelogowania może generować błędy przy czynności Sprawdź status KSeF.

Obrazek 6

Obraz

Formularz konfiguracyjny Konta KSeF - Tokeny

Po obrazku 6

!

Uwaga!

W przypadku testów na platformie testowej lub przedprodukcyjnej należy robić to na kopii bazy, wysłane pliki KSeF oraz numery zostaną w bazie danych. Może to generować później problemy przy korektach wysłanych dokumentów, gdy KSeF wejdzie jako obowiązkowy.

2. Handel - zawiera parametry związane z importem dokumentów do Handlu:

Obrazek 8

Obraz

Formularz konfiguracyjny KSeF - Handel

Po obrazku 8
  • Towar KSeF - umożliwia określenie kartoteki towarowej, która będzie dodawana na dokument handlowy w momencie, gdy towar z pliku KSeF(XML) nie zostanie odnaleziony (system rozpoznaje towar po kodzie EAN). Jeżeli kartoteka nie zostanie wskazana to podczas importu, gdy dany towar nie zostanie odnaleziony to import zostanie przerwany.
  • Zatwierdzanie dokumentów z towarem KSeF - parametr kontrolujący możliwość zatwierdzania dokumentów handlowych z towarem KSeF na pozycjach. Dostępne są trzy opcje Pozwalaj, Ostrzegaj i Zabraniaj. W przypadku opcji Pozwalaj, system nie zareaguje podczas zatwierdzania, w przypadku Ostrzegaj pojawi się ostrzeżenie przed zatwierdzeniem, w ostatnim Zabraniaj nie pozwoli operatorowi zatwierdzić dokumentu.
  • Wykorzystywana schema - parametr wskazujący na wersję schemy, w jakiej wysyłane będą dokumenty do KSeF. Jest on istotny w okresie zmiany schemy ze strony MF, wówczas należy wybrać aktualnie obowiązującą scheme.
  • Pozwalaj na wysyłkę faktur z datą wystawienia przyszłą/przeszłą - parametry kontrolujące wysyłkę faktur do KSeF. Weryfikatory sprawdzają czy datą wystawienia dokumentu jest różna od daty aktualnej.

3. Pobieranie i pliki KSeF - zawiera parametry związane z zakresem pobieranych faktur, przypisywaniem kategorii oraz wizualizacją faktur KSeF:

Obrazek 10

Obraz

Formularz konfiguracyjny KSeF - Pobieranie i pliki KSeF

Po obrazku 10

  • Pobieranie faktur - parametr służący do sterowania zakresem pobieranych z KSeF dokumentów. Możliwe jest pobieranie faktur zakupowych, faktur sprzedaży lub obu typów faktur.

  • Domyślna kategoria - pozwala na określenie kategorii, która automatycznie zostanie ustawiona na zaimportowanych z KSeF plikach. Jest inicjowana tylko raz i później kategoria może być dowolnie zmieniana.
    Dostępny są następujące opcje:
    Nieokreślona - ustawienie domyślne. Przy tym ustawieniu operator po pobraniu plików KSeF musi ręcznie ustawić odpowiednią kategorie.
    Dokument handlowy - ustawienie dedykowane dla firm, które importują faktury głównie do modułu Handel.
    Dokument ewidencji - ustawienie dedykowane dla firm, które importują faktury głównie do dokumentów ewidencji.
    Do wyjaśnienia - ustawienie pomocnicze, zbliżone do opcji Nieokreślona. Dedykowane dla przypadków, w których plik KSeF wymaga dodatkowej analizy.
    Wg cechy - pozwala wybrać cechę algorytmiczną, która umożliwia automatyzację przypisywania domyślnej kategorii, np. w oparciu o NIP kontrahenta.

  • Plik XSL dla wizualizacji - parametry odpowiedzialne na podmianę standardowego pliku XSL, który używany jest w wizualizacji plików KSeF. Gdy wartości nie są uzupełnione wykorzystywany jest standardowy plik XSL publikowany razem z aktualnie obowiązującą schemą.

Gdy pliki faktur pobranych z KSeF zapisywane są do bazy danych, dostępna jest wizualizacja (podgląd faktury). Domyślnie wizualizacja realizowana jest w oparciu o publikowany wraz z aktualnym plikiem schemy plik transformaty w formacie XSL, jednak możliwe jest zastąpienie domyślnie stosowanego pliku XSL własnym plikiem. Służą do tego parametry dostępne w sekcji Plik XSL dla wizualizacji.

4. Workflow - zawiera parametry odpowiadające za obsługę procesów Workflow dla pobranych faktur KSeF:

Obrazek 12

Obraz

Formularz konfiguracyjny KSeF - Workflow

Po obrazku 12
  • Obsługujący - parametr wskazujący operatorów lub pracowników odpowiadających za obsługę standardowego procesu Workflow dla pobranych faktur KSeF. Konfiguracja definicji dokumentu handlowego - KSeF

Zakładka EDI

W definicji dokumentu handlowego, w zakładce EDI, istnieje możliwość określenia rodzajów komunikatów, które będą przesyłane między systemami. Mogą one być wykorzystywane do eksportu i importu dokumentów. W zakładce dostępne są następujące parametry:

  • Kierunek: wskazuje, czy dana definicja ma być używana dla importu czy eksportu.

Eksport – wskazanie rodzaju komunikatu, który będzie tworzony podczas eksportu dokumentu za pomocą Czynności/KSeF/Eksport.

Import – wskazanie rodzaju komunikatu, na podstawie którego dokument może być tworzony z pliku XML za pomocą Czynności/KSeF/Import z pliku.

  • Zastosowanie: ustawienie pozwala określić, czy dana definicja będzie dostępna w oknie importu i eksportu KSeF, EDI (dostępna, gdy użytkownik posiada dodatek Soneta EDI) lub Razem.

Nagłówek KSeF na dokumencie handlowym

Dla dokumentów handlowych podlegających KSeF dostępne są pola "Numer KSeF" i "Data KSeF" w nagłówku. Widoczność nagłówka zależna jest od kilku czynników:

  • w konfiguracji dodany system zewnętrzny KSeF,
  • dokument handlowy podlega KSeF (np. faktura sprzedaży),
  • dokument handlowy posiada plik KSeF (np. faktura zakupu),
  • ustawienie w definicji dokumentu w zakładce "Nagłówek” parametr "Wygląd pierwszego nagłówka” jako "Prosty”,
  • ustawienie w definicji dokumentu w zakładce EDI przypisany jest rekord zastosowania jako "KSeF" lub "Razem". Konfiguracja definicji dokumentu ewidencji

Zakładka EDI

Dla definicji dokumentów (zarówno zakupowych jak i sprzedażowych), które maja być wykorzystywane do tworzenia dokumentów z plików pobranych z KSeF w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja dokumentów/Definicje dokumentów na zakładce EDI należy wprowadzić ustawienie:

  • Rodzaj: INVOICE
  • Kierunek: Import
  • Zastosowanie: ustawienie pozwala określić, czy dana definicja będzie dostępna w oknie importu lub eksportu KSeF, EDI (dostępna, gdy użytkownik posiada dodatek Soneta EDI) lub Razem edi p.png

Zakładka EDI na definicji dokumentu

Podgląd pliku KSeF na zakładce Ogólne dokumentu ewidencji

Możliwe jest włączenie podglądu KSeF na zakładce Ogólne dokumentu ewidencji. W tym celu w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja dokumentów/Definicje dokumentów na definicji dokumentu należy na zakładce Rozszerzenie definicji ustawić parametr Rozszerzenie definicji aktywne na TAK, a następnie w sekcji Dodatkowe kontrolki odpowiednio ustawić Podgląd dokumentów KSeF i załączników na zakładce Ogólne np. na Zawsze. rozszerzenie definicji p.png

Zakładka Rozszerzenie definicji na definicji dokumentu Następnie na dokumencie ewidencji na zakładce Ogólne trzeba kliknąć na Pokaż/ukryj podgląd. dok ewidencji z podglądem p.png

Pokaż podgląd na dokumencie ewidencji