Index

Zagadnienia techniczne

1. Jak rozpocząć komunikację z KSeF za pośrednictwem systemu ERP?

System jest dostosowany do obsługi KSeF w ramach standardowych aktualizacji programu, bez dodatkowych opłat. W najłatwiejszym scenariuszu, w celu rozpoczęcia komunikacji niezbędne jest założenie konta na platformie KSeF i zadeklarowanie listę osób (fizycznych) uprawnionych do wysyłania i do odbierania faktur. Następnie należy wprowadzić uzyskane dane do systemu, co pozwoli na łatwe wysyłanie i odbieranie danych. 2. Jakie licencje w są potrzebne, żeby korzystać z KSeF?

System pozwala na korzystanie z KSeF na licencjach: Faktury, Handel, Księga, KPiR. Zakres współpracy ERP z KSeF jest adekwatny do tego co zawiera licencja. Oznacza to, że gdy mamy np. tylko wykupioną licencje Księga i nie mamy faktur zakupu/sprzedaży (Handel, Faktury) to wówczas mamy tylko dostęp do funkcji pobierania faktur z KSeF, a nie możemy wystawiać faktur sprzedaży w KSeF. 3. W jaki sposób ERP autoryzuje podatnika w KSeF?

Autoryzacja odbywa się przy użyciu tokena autoryzacyjnego.

4. Co to jest token?

Token to unikalny ciąg czterdziestu znaków, używany do uwierzytelniania podczas pobierania i wysyłki faktur. Jest to dodatkowa metoda autoryzacji, stosowana pomiędzy systemem ERP a platformą KSeF. Inaczej jest to identyfikator wygenerowany w systemie KSeF przez podmiot uwierzytelniony, zawierający podzbiór uprawnień tego podmiotu. Stosowany jest do uwierzytelniania się uprawnionych osób poprzez systemy ERP poprzez udostępnione API w systemie KSeF.
Inaczej specjalny sposób logowania się do KSeF. Inaczej niż w przypadku podpisu kwalifikowanego, ePUAPu i pieczęci elektronicznej, token nie wymaga udziału użytkownika w celu wysłania faktury do KSeF lub pobrania z niego dokumentów zakupowych. Token może wygenerować osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia w KSeF.

5. Czym różni się token od podpisu elektronicznego?

Podpis elektroniczny (kwalifikowany), jest to podpis, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Taki podpis jest poświadczony certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację osoby będącej jego właścicielem. Takim podpisem może posługiwać się tylko jego właściciel, a przy jego składaniu najczęściej konieczne jest wprowadzenie hasła lub pin-u będącego dodatkowym zabezpieczeniem. W przypadku, gdy podpis ma postać fizyczną konieczne jest wprowadzenie jego nośnika (np. karty) do czytnika podłączonego do komputera. Podpis kwalifikowany należy zakupić u certyfikowanego dostawcy.

Token autoryzacyjny wygenerowany w KSeF jest unikalnym identyfikatorem złożonym z 40 znaków. Nie umożliwia on identyfikacji osoby i nie ma mocy prawnej jak podpis elektroniczny. Token KSeF generowany jest za pośrednictwem platformy KSeF i powiązany jest z konkretnym podmiotem (firmą) oraz posiada odpowiednie uprawnienia (np. wysyłka, dostęp do faktur). Token przeznaczony jest głównie do komunikacji pomiędzy systemami informatycznymi a platformą KSeF. Uwierzytelnienie za pomocą tokenu odbywa się najczęściej bez udziału operatora (brak pin-u czy hasła), co pozwala na automatyzację procesów takich jak wysyłka czy pobieranie faktur z KSeF. Token zapewnia bezpieczeństwo danych pod warunkiem nieprzekazywania go osobom niepowołanym.

6. Co zrobić w ERP, kiedy KSeF odrzuci fakturę?

Należy zweryfikować z jakiego powodu faktura została odrzucona. Jeżeli została odrzucona poprzez niezgodność XML ze schemą, wówczas należy poprawić odpowiednie dane i wysłać do KSeF jeszcze raz. Mając pewność, że wysłana faktura nie została wystawiona w KSeF, należy użyć czynność KSeF/Usuń. Po użyciu tej czynności można ponownie wysłać ten sam dokument.

7. Czy nadając uprawnienia pracownikom, którzy będą wystawiać i odbierać faktury trzeba generować token?

Systemy informatyczne - czyli w tym przypadku system ERP i system KSeF komunikują się przy użyciu tokenów - zatem tak, jeżeli tylko wskazani pracownicy mają mieć możliwość wysyłania i odbierania faktur, to należy dla nich wygenerować token.

8. Czy firma wystawiająca faktury może nadać uprawnienia instytucjonalne innemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu) tak, żeby ten upoważniony podmiot, mógł nadawać uprawnienia indywidualne swoim pracownikom?

Jest taka możliwość. Posiadając tokeny wygenerowane przez klientów, biuro może pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez konieczności wpisywania dodatkowych poświadczeń. System zrobi to automatycznie korzystając z odpowiedniego tokenu.

9. Czy KSeF daje możliwość założenia konta demo, czy trzeba ćwiczyć na "żywym organizmie"?

W systemie KSeF są dostępne 3 środowiska: testowe, przedprodukcyjne i produkcyjne. Środowisko testowe służy do testów i nie ma żadnych ograniczeń - wprowadzając dowolny NIP, bez konieczności autoryzacji możemy poznawać system. Środowisko przedprodukcyjne (czasami nazywane środowiskiem demo) również służy do testów, ale należy się do niego zalogować przy pomocy swoich faktycznych danych firmowych i odpowiedniego sposobu autoryzacji. Środowisko produkcyjne to już oficjalny system KSeF do którego trafiają faktyczne dokumenty.

10. Czy każdy użytkownik systemu ERP powinien posiadać podpis elektroniczny?

Nie ma takiej potrzeby, komunikacja odbywa się za pomocą tokena, który powiązany jest z odpowiednim uprawnieniem i umożliwia wykonywanie operacji, zgodnych z tym uprawnieniem.

11. Czy JPK będzie potrzebował numer KSeF? Czy ten numer jest przechowywany w ERP?

W chwili obecnej trwają pracę nad rozporządzeniem w sprawie dostosowania JPK do KSeF. Projekt zmian zakłada m.in. wprowadzenie do JPK_VAT z deklaracją numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Numer ten jest przechowywany w systemie ERP.