Index
Wysyłanie faktur do KSeF
1. Kiedy faktura w systemie ERP zostaje uznana za wystawioną?
Datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF(dokładniej wyjaśniamy w pytaniu nr 25 i 26). Warunkiem jest jej przyjęcie przez KSeF, gdyż jeżeli faktura zostanie przesłana, ale z jakiegoś powodu nie zostanie przyjęta przez system (np. niezgodność ze schemą) oznacza to, że nie została ona wystawiona. Faktura wystawiona w ERP i wysłana do KSeF po sprawdzeniu statusu w KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF oraz ustawiany jest na niej status Przyjęta. Taką fakturę uznaje się za wystawioną.
2. Jak sprawdzić, co wysłano do KSeF?
Możemy to zrobić na dwa sposoby. Jeżeli wysyłamy faktury z systemu ERP to możemy spojrzeć na wysłany plik XML lub podejrzeć go przed samą wysyłką. Drugim sposobem jest zalogować się na platformę KSeF w wersji web i znaleźć wysłaną fakturę na liście faktur.
3. Czy w KSeF przewidziana jest procedura samofakturowania?
Samofakturowanie będzie wymagać spełnienia trzech warunków: zawarcia umowy o samofakturowanie między sprzedawcą i nabywcą, określenie w tej umowie procedury zatwierdzania faktur przez sprzedawcę, nadanie nabywcy uprawnień do wystawienia faktur przez sprzedawcę.
4. W jaki sposób mogę przekazać faktury do partnerów zagranicznych?
Z racji tego, że KSeF jest system krajowym to faktury przekazane do klientów zagranicznych powinny być dostarczane aktualną formą dostarczania.
5. Czy papierowa faktura będzie całkowicie zbędna?
W okresie obowiązkowego KSeF papierowa forma faktury stanie się zbędna.
6. Czy przepisy przewidują wyjątki, w których faktura będzie mogła mieć postać papierową?
W momencie wejścia KSeF nie jest zabronione wysyłanie dodatkowo faktury w formie papierowej, kiedy jest taka potrzeba. Faktura ma ograniczoną ilość dostępnych pól, więc kiedy plik XML jest niewystarczający dopuszczalne jest dosłanie faktury w formie standardowej. Należy pamiętać, że taki wydruk musi zawierać numer faktury KSeF.
7. Jak dostarczyć fakturę klientowi w trakcie obowiązywania systemu KSeF?
Wysyłka faktury do KSeF, a następnie uzyskanie unikalnego numeru referencyjnego KSeF jest jednoznaczne z wystawieniem oraz dostarczeniem faktury do kontrahenta. Sprzedawca może dodatkowo dostarczyć nabywcy fakturę w tradycyjnej formie.
8. Czy KSeF obsługuje załączniki do faktur?
Obecnie struktura plików XML tworzonych na potrzeby wysyłki do KSeF nie umożliwia wysyłania załączników. Należy uzgodnić między stronami wspólną przestrzeń do zarządzania dodatkowymi dokumentami z pominięciem rządowej platformy. 9. Jeżeli KSeF nie obsługuje załączników, to w jaki sposób możemy zautomatyzować przekazywanie załączników do faktur Klientowi?
Automatyzacja przekazywania załączników, może nastąpić poprzez wykorzystywanie wspólnego systemu czy wdrożenia dodatkowych rozwiązań z zakresu obiegu dokumentów (przykładowo wysyłka email). W przypadku wymiany dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym, a jego klientami, rozwiązaniem może być ERP wraz z Pulpitem Klienta Biura Rachunkowego, który umożliwia dodawanie załączników do faktur, np. w postaci skanu. Ma to niewątpliwie tę zaletę, że nie wymusza dodatkowego obiegu dla tego rodzaju dokumentów i pozwala uniknąć problemów związanych z koniecznością dopasowania załącznika przesłanego mailem do faktury pobranej z KSeF. 10. Czy obecny sposób tworzenia faktury w systemie ERP i jej wydruk ulegnie zmianie?
Nie, przygotowanie faktury będzie odbywało się w ten sam sposób. Wydruk faktury jest wzbogacony o numer KSeF faktury.
11. Czy za pośrednictwem ERP mogę odebrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO) oraz statusy do wysłanych faktur?
Tak, system umożliwia pobranie statusów wysłanych do KSeF faktur sprzedaży. Możliwe jest też pobranie danych zawartych w UPO - w wyniku tej operacji zapisywane są w systemie data wysłania dokumentu do KSeF oraz data jego przyjęcia w tym systemie.
12. Jak szybko otrzymujemy UPO z KSeF?
Oczekiwanie na UPO może trwać od kilku minut do doby i system umożliwia jego natychmiastowe pobranie.
13. Na jakich zasadach będzie wystawiane UPO? Czy będzie wystawiane dla wszystkich faktur wysłanych w jednej paczce, czy dla każdej faktury oddzielnie?
Dla każdej faktury.
14. Czy konieczne jest rejestrowanie w KSeF faktur sprzedaży do UE?
Tak, jeżeli faktura wystawiana jest na rzecz firmy, a nie osoby fizycznej to taka faktura będzie musiała zostać wysłana do KSeF.
15. Co z fakturami dla osób fizycznych wystawianych do paragonu?
Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nie są objęte obowiązkiem rejestracji w KSeF.
Mimo, że nie mają takiego obowiązku, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF także dla osób prywatnych. Warto jednak pamiętać, że osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie mają dostępu do indywidualnego konta w KSeF, ponieważ nie posiadają firmy ani numeru NIP - należy więc przekazać im w tradycyjnej formie fakturę z numerem KSeF i kodem QR.
16. Czy program będzie identyfikował na fakturze dane, takie jak GTU?
Tak, system umieszcza kody GTU w odpowiednich polach faktury ustrukturyzowanej w przypadku dokumentów sprzedaży oraz rozpoznaje kody GTU na dokumentach zakupowych.
17. Co z paragonami? Czy będą musiały być wysyłane do KSeF?
Nie, paragony nie są objęte obowiązkiem rejestracji w KSeF (w tym paragony z NIP do kwoty 450 zł brutto - tw. faktury uproszczone).
18. Czy będzie możliwość automatycznej wysyłki faktur do KSeF, np. pod koniec dnia - bez zaznaczania, które faktury mają zostać wysłane?
Istnieje możliwość automatycznej wysyłki do KSeF, za pomocą zdefiniowanego harmonogramu, który będzie wysyłał faktury i pobierał faktury w ustalonym czasie. W systemie funkcjonalność ta nazywa się Harmonogramem zadań.
19. Jak się dodaje załączniki - np. wymagane przez kontrahenta korporacyjnego protokoły odbioru?
Obecnie struktura plików XML tworzonych na potrzeby wysyłki do KSeF nie umożliwia wysyłania załączników. Należy uzgodnić między stronami wspólną przestrzeń do zarządzania dodatkowymi dokumentami z pominięciem rządowej platformy.
20. Jeśli okaże się, że trzeba poprawić fakturę, to pozostaje już tylko opcja korekty?
Tak, obecnie w KSeF nie ma możliwości anulowania dokumentów.
21. Co z anulowaniem faktur?
Nie ma możliwości anulowania faktury już wysłanej do KSeF. Oznacza to, że metodą rezygnacji z transakcji, po wysłaniu faktury sprzedaży do KSeF, będzie wystawienie faktury korygującej. Odbiorca tych dokumentów będzie więc musiał wystawioną fakturę oraz korektę zarejestrować w swoim systemie.
22. Czy w ERP po wystawieniu faktury, jeśli pracownik, np. przez nieuwagę nie wyśle jej do KSeF, będzie widać, że taka faktura "nie przeszła"?
W systemie widoczny jest status KSeF informujący, czy dany dokument został przesłany, czy nie.
23. Czy błędną fakturę należy wyzerować i wystawić nową?
Dokumenty już przesłane do KSeF nie mogą być anulowane, w takich przypadkach rozwiązaniem może być korekta do zera. Jeśli zaś chodzi o same korekty, to są one jak najbardziej możliwe do przesyłania do KSeF.
24. Czy wysyłając faktury do KSeF odejdzie obowiązek wysyłania faktur do klientów?
Tak, faktury wysłane do KSeF uznawane są jako dostarczone do kontrahenta. Dotyczy jednak tylko kontrahentów krajowych. Do podmiotów zagranicznych należy dostarczyć faktury w aktualnej formie.
25. Jaka data wystawienia faktury obowiązuje: data wystawienia faktury w ERP czy data wysłania faktury do KSeF?
Data wystawienia faktury w ERP jest przechowywana w polu P_1. Jest ona pomocnicza i nie stanowi data wystawienia faktury(wyjątkiem jest tryb offline - patrz pytanie niżej). Data wysłania faktury do KSeF stanowi datę wystawienia dokumentu. W trybie online powinna być utrzymywana zasada: data stworzenia faktury w systemie ERP (P_1) = data wystawienia w KSeF.
26. Czy w przypadku wysyłki faktur w trybie offline datą wystawienia faktury będzie data jej przesłania do KSeF, czy data wystawienia faktury w systemie ERP?
Datą wystawienia faktury będzie data wystawienia z systemu ERP (data z pola P_1 struktury logicznej e-Faktury).
27. Czy liczba znaków w numerze faktury jest ograniczona?
Tak, maksymalna ilość znaków wynosi co do zasady 256.
28. Jeżeli wystawimy fakturę, a następnie ją anulujemy wystawiając storno, to czy oba dokumenty muszą znaleźć się w KSeF?
Nie ma możliwości anulowania faktury już wysłanej do KSeF. Oznacza to, że metodą rezygnacji z transakcji, po wysłaniu faktury sprzedaży do KSeF, będzie wystawienie faktury korygującej. Odbiorca tych dokumentów będzie więc musiał wystawioną fakturę oraz korektę zarejestrować w swoim systemie.
29. Czy faktury sprzedaży trzeba wysyłać do KSeF niezwłocznie czy np. jeden raz w tygodniu?
Zalecanym jest, aby faktury były wysłane niezwłocznie lub tego samego dnia, w którym została utworzona w systemie ERP faktura. Powinna być utrzymywana zasada: data stworzenia faktury w ERP= data wystawienia w KSeF.
30. Czy zalecają Państwo wysyłanie faktur pojedynczo czy w paczkach?
Z technicznego punktu widzenia komunikacji z KSeF system ERP realizuje wysyłkę faktur w sposób interaktywny, czyli każda faktura wysyłana jest jako osobny plik. Operacyjnie można tej wysyłki w programie dokonać dla pojedynczej faktury lub dla wielu zaznaczonych. Jednakże zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie wysyłki faktur automatowi (w ERP ten automat nazywamy Harmonogramem zadań), który wyśle faktury np. z całego dnia do KSeF np. w godzinach nocnych, a także zajmie się pobraniem ich statusu.