Index

Obowiązek KSeF - kwestie prawne i organizacyjne

1. Co to jest Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF)?

KSeF jest platformą elektroniczną, która jest przeznaczona do wystawiania i otrzymywania za jej pomocą faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną.

2. Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura taka ma postać pliku w formacie XML, który posiada ustaloną strukturę zgodną z publikowanym przez Ministerstwo Finansów szablonem (schemą).

3. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów Krajowy Systemu e-Faktur będzie obowiązkowy:

od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników, czyli takich u których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczy 200 mln zł wraz z podatkiem,
od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Podatnicy ci będą objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 roku.

Na ten moment wysyłanie faktur do KSeF jest dobrowolne.

Ministerstwo Finansów przedstawiło również ułatwienia w okresie przejściowym tj. do końca 2026 roku. W tym okresie:

będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
nie będą nakładane kary za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Ministerstwo Finansów zapowiada, że skupi się w tym czasie na edukacji i pomocy.

4. Kogo dotyczy KSeF w Polsce i kto musi fakturować elektronicznie?

KSeF dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT oraz przedsiębiorców zwolnionych z podatku (w późniejszym terminie), a także podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

5. Gdzie mogę znaleźć aktualne informacje o KSeF?

Informacje na temat KSeF znajdują się na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef natomiast wszelkie instrukcje na temat obsługi KSeF z poziomu systemu ERP znajdą Państwo w naszych materiałach.

6. Jaki jest model współpracy ERP z systemem KSeF?

System ERP łączy się z KSeF bezpośrednio. Nie wykorzystuje w tym celu żadnych dodatkowych platform pośredniczących. Dotyczy to zarówno procesu wysyłki jak i procesów związanych z pobieraniem faktur z KSeF. Wysyłane i pobierane z KSeF faktury ustrukturyzowane w postaci plików XML zapisywane są w bazie danych systemu.

7. Dla jakiej wersji systemu ERP dedykowane jest rozwiązanie integracji z KSeF?

Integracja z systemem KSeF jest dostępna w ERP w bieżących wersjach, jest również stale rozwijana i wzbogacana o kolejne funkcjonalności.

8. Czy obsługa KSeF w ERP jest dodatkowo płatna?

Obsługa systemu KSeF w systemie ERP dostępna jest bez dodatkowych opłat, w ramach standardowych aktualizacji programu.

9. Jak sprawdzić, który kontrahent będzie korzystał z KSeF obowiązkowo?

Podatnicy mają możliwość weryfikacji, czy ich kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT korzystając z wykazu białej listy podatników VAT udostępnionej w postaci wyszukiwarki na stronie Ministerstwa Finansów.

10. Czy potrzebna jest zgoda kontrahenta, by wystawić fakturę w KSeF?

Na ten moment zgoda kontrahenta jest wymagana do otrzymywania faktury w KSeF, nie jest jednak potrzebna do samego jej wystawienia. Takie zgody nie będą potrzebne, po upłynięciu dobrowolnego korzystania z KSeF.

11. Czy w KSeF można wystawiać faktury dla osób prywatnych?

Faktury wystawiane na rzecz osób prywatnych nie są objęte obowiązkiem rejestracji w KSeF.

12. System KSeF jest jeszcze fakultatywny. Czy to oznacza, że umieszczając fakturę w KSeF, nie mogę wymagać od kontrahenta pobrania jej z KSeF i muszę mu ją dostarczyć również dotychczasowym kanałem?

W okresie fakultatywnym odbiorca faktury nie ma obowiązku odbierania faktur wystawionych w KSeF. Oznacza to, że faktury wystawione w KSeF w tym okresie należy dostarczać w dotychczasowymi kanałami, chyba że odbiorca wyraził zgodę na dostarczanie mu faktur poprzez KSeF. Takie zgody nie będą konieczne, gdy KSeF stanie się obligatoryjny.

13. Czy JPK-VAT pozostanie bez zmian?

Na chwilę obecną obowiązkowy KSeF nie zastąpi obowiązku przesyłania pliku JPK do urzędu skarbowego. Aktualnie trwają pracę nad rozporządzeniem w sprawie dostosowania JPK do KSeF.