Sygnaliści - jak zgłosić naruszenie?

Wraz z wejściem w życie Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku, organizacje zatrudniające co najmniej 50 osób są zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających pracownikom zgłaszanie naruszeń prawa. System ERP enova365 w module Kadry Płace oferuje funkcjonalności wspierające te wymogi, umożliwiając zarówno jawne, jak i anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości.

System enova365 został dostosowany do wymogów Ustawy o ochronie sygnalistów, zapewniając przedsiębiorstwom zgodność z nowymi regulacjami oraz skuteczne zarządzanie zgłoszeniami o naruszeniach. Dzięki wbudowanym funkcjonalnościom użytkownicy mogą:

• Zgłaszać naruszenia w sposób jawny lub anonimowy – w zależności od konfiguracji systemu i polityki organizacji.
• Efektywnie zarządzać zgłoszeniami – rejestrować, monitorować i przetwarzać zgłoszenia w jednym, uporządkowanym miejscu.
• Chronić dane sygnalistów – zapewniając pełną poufność i bezpieczeństwo zgłaszających.
• Kategoryzować zgłoszenia – dzięki predefiniowanym kategoriom zgodnym z ustawą.
• Korzystać z różnych kanałów zgłoszeń – dostosowanych do wymagań organizacji i dostępnych w systemie.

Proces zgłaszania naruszenia przez pracownika

Pracownicy mogą zgłaszać naruszenia za pośrednictwem Pulpitu Pracownika:

1. Dostęp do rejestru naruszeń: W Pulpicie Pracownika przejdź do zakładki Sygnaliści/Rejestr naruszeń.

2. Dodanie nowego zgłoszenia: Kliknij przycisk Nowy (Naruszenie), co otworzy formularz zgłoszenia.

3. Wypełnienie formularza: Uzupełnij pola dotyczące zgłaszającego, kategorii zgłoszenia oraz opisu naruszenia.

4. Przekazanie zgłoszenia: Po wypełnieniu formularza kliknij Przekaż do przetwarzania. Zgłoszenie zostanie dodane do rejestru naruszeń i przekazane do dalszej realizacji przez operatora z przypisaną rolą Obsługa zgłoszeń sygnalistów.

Obsługa zgłoszeń przez operatora

Operator odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń ma dostęp do listy Rejestr naruszeń w module Sygnaliści:

1. Przegląd zgłoszeń: Operator może monitorować zgłoszenia o statusie Przyjęty oraz dodawać nowe zgłoszenia.

2. Przetwarzanie zgłoszenia: Po otwarciu zgłoszenia operator może:

   • Zmienić kategorię zgłoszenia: Jeśli uzna, że została błędnie przypisana.

   • Zakończyć zgłoszenie: Klikając Zakończ, uzupełnia pola Data zakończenia oraz Odpowiedź, a następnie zapisuje zmiany.

   • Przekazać do realizacji: Jeśli zgłoszenie wymaga podjęcia działań naprawczych, operator wybiera opcję Przekaż do realizacji, wskazuje odbiorcę zadania oraz opisuje zadanie.

3. Realizacja działań naprawczych: Operator odpowiedzialny za działania naprawcze po otrzymaniu powiadomienia:

   • Uzupełnia pole Podjęte działania.

   • Potwierdza realizację lub odrzuca zgłoszenie, jeśli zostało mu błędnie przypisane.

4. Zakończenie procesu: Po potwierdzeniu realizacji zgłoszenie wraca do operatora obsługującego zgłoszenia sygnalistów, który może je zakończyć, uzupełniając Datę zakończenia oraz Odpowiedź dla sygnalisty.

Obsługa zgłoszeń anonimowych

Jeśli organizacja decyduje się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych:

1. Aktywuj obsługę zgłoszeń anonimowych:

   • Przejdź do konfiguracji programu.
   • Otwórz zakładkę Ogólne.
   • Następnie przejdź do sekcji Sygnaliści.
   • W podsekcji Ogólne ustaw parametr Obsługa zgłoszeń anonimowych na Tak.

   • Formularz zgłoszenia anonimowego:

   • Po ustawieniu opcji Zgłoszenie anonimowe na Tak w formularzu zgłoszenia, pole Zgłaszający zostanie automatycznie ukryte.

   • Dzięki temu użytkownik będzie mógł przekazać informację o naruszeniu bez ujawniania swojej tożsamości.

Podsumowanie

Moduł Kadry Płace w systemie enova365 dostarcza kompleksowych narzędzi do obsługi zgłoszeń sygnalistów, zgodnie z wymaganiami Ustawy o ochronie sygnalistów. System umożliwia pracownikom zgłaszanie naruszeń, zarówno w sposób jawny, jak i anonimowy, zapewniając transparentność procesu i jego zgodność z regulacjami prawnymi.