Jak zaimportować nieobecności z PUE do enova365?

System enova365 w module Kadry i Płace oferuje funkcję automatycznego importu nieobecności z Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Dzięki temu oszczędzasz czas i minimalizujesz ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych.

Konfiguracja PUE ZUS

Zanim rozpoczniesz import w enova365, musisz odpowiednio skonfigurować swoje konto na PUE ZUS:

Krok 1: Ustawienie loginu i hasła

1. Zaloguj się na portal PUE ZUS.

2. Przejdź do Panel Płatnika > Zaświadczenia lekarskie > Harmonogram.

3. Kliknij Ustaw adres e-mail i hasło.

4. Wprowadź adres e-mail oraz hasło – będą one również loginem i hasłem do pobierania danych do enova365.

Krok 2: Konfiguracja harmonogramu eksportu

1. W sekcji Harmonogram ustaw Status harmonogramu na Aktywny.

2. Określ częstotliwość generowania raportów zgodnie z preferencjami.

3. Wybierz dodatkowe parametry:

   • Ustaw hasło do pliku ZIP – będzie ono wymagane w enova365.

   • Zaznacz opcję Dołącz dokumenty ZLA w formacie XML.

4. Zapisz zmiany.

Konfiguracja importu w systemie enova365

Po skonfigurowaniu PUE ZUS należy uzupełnić dane w systemie enova365.

Krok 1: Wprowadzenie danych logowania

1. Przejdź do Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kalendarze/Import z PUE.

2. Wprowadź dane logowania zgodnie z ustawieniami w PUE:

   • Login (adres e-mail podany na PUE).

   • Hasło (ustalone wcześniej).

   • Hasło do plików ZIP (zgodne z ustawieniem na PUE).

Krok 2: Ustawienia importu nieobecności

W sekcji konfiguracji importu dostępne są dodatkowe opcje:

• Edycja istniejących w systemie nieobecności, które pokrywają się z okresem importowanych nieobecności:
  • Nie edytuj - nieobecność z PUE nie zostanie wprowadzona w przypadku konfliktu z istniejącą nieobecnością.
  • Tylko nierozliczone - korekty zostaną wprowadzone tylko dla nierozliczonych nieobecności.
  • Koryguj rozliczone i nierozliczone - korekty zostaną wprowadzone dla wszystkich wprowadzonych wcześniej nieobecności.
• Uzupełniaj kod A w przypadku jego braku na importowanym e-zwolnieniu, które może być kontynuacją poprzedniego.
• Importuj opiekę ZUS na nieobecność wybierz, jaki rodzaj nieobecności ma być generowany podczas automatycznego importu z PUE ZUS dla zwolnienia lekarskiego związanego z opieką:
  • Zwolnienie opieka (ZUS) - system naliczy zasiłek opiekuńczy bez względu na fakt dostarczenia przez pracownika dokumentu ZUS Z-15.
  • Zwolnienie opieka (ZUS bez zasiłku 1/30) - nieobecność pomniejszy wynagrodzenie o 1/30 w przypadku braku druku ZUS Z-15. Kod przerwy na dokumencie ZUS RSA: 151.
  • Zwolnienie opieka (ZUS bez zasiłku prop.) - pomniejszy wynagrodzenie proporcjonalnie w przypadku braku druku ZUS Z-15. Kod przerwy na dokumencie ZUS RSA: 151.

3. Możliwość automatyzacji importu za pomocą harmonogramu zadań

Aby proces importu odbywał się automatycznie, można wykorzystać Harmonogram Zadań (HZ).

Konfiguracja Harmonogramu Zadań

1. Włącz moduł Harmonogram Zadań w enova365.

2. Dodaj nowe zadanie AutoImportNieobecnosciPUE.

3. Ustaw harmonogram wykonywania zadania (np. codziennie w nocy).

4. Przejdź do Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kalendarze/Import z PUE.

5. Zaznacz opcję Importuj automatycznie przy użyciu HZ na TAK.

6. Zapisz konfigurację.

4. Przegląd i weryfikacja zaimportowanych nieobecności

Po zaimportowaniu nieobecności można je przeglądać i weryfikować w systemie.

1. Przejdź na listę Kadry i płace/Kadry/Czas pracy/Import nieobecności z PUE.

2. Na liście znajdują się wszystkie pobrane e-zwolnienia, wraz z ich statusem:

   • Poprawny – import zakończony sukcesem.

   • Błędny – wystąpił problem z danymi.

   • Niezgodny – rozbieżności między danymi PUE a enova365.

   • Anulowany – zwolnienie anulowane na PUE.

   • Zdublowany – zwolnienie istnieje już w systemie.

3. Kliknij konkretną nieobecność, aby zobaczyć szczegóły i historię zmian.

5. Import w przypadku rezygnacji ze świadczenia rehabilitacyjnego

System enova365 umożliwia również import zwolnień w przypadku rezygnacji ze świadczenia rehabilitacyjnego.

• Jeśli ustawiona jest opcja Tylko nierozliczone lub Koryguj rozliczone i nierozliczone, a nowa nieobecność pokrywa się z pierwotnym okresem rehabilitacji, zostanie ona automatycznie dodana do kartoteki pracownika.

• Jeśli pracownik przerwał świadczenie rehabilitacyjne i wrócił do pracy, system odpowiednio skoryguje nieobecności.

Podsumowanie

Dzięki integracji enova365 z PUE ZUS można znacznie uprościć i zautomatyzować proces zarządzania nieobecnościami pracowników. Wystarczy odpowiednia konfiguracja portalu PUE oraz systemu enova365, a import nieobecności może odbywać się nawet automatycznie, za pomocą Harmonogramu Zadań.

Skorzystanie z tej funkcji pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów w ewidencji czasu pracy. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z działem pomocy enova365.