Jak wysłać PIT-11 drogą elektroniczną?

W module Kadry Płace systemu enova365 proces elektronicznego przekazywania deklaracji PIT-11 pracownikom jest prosty i efektywny. Dzięki funkcjonalnościom takim jak Pulpit Pracownika oraz możliwości wysyłki e-mailowej, firmy mogą szybko i bezpiecznie dostarczać niezbędne dokumenty swoim pracownikom.

Udostępnianie PIT-11 za pośrednictwem Pulpitu Pracownika enova365

Pulpit Pracownika to samoobsługowa platforma, która umożliwia pracownikom dostęp do ich danych kadrowo-płacowych, w tym deklaracji PIT-11. Aby udostępnić PIT-11 pracownikom poprzez Pulpit Pracownika, należy wykonać następujące kroki:

Przygotowanie deklaracji PIT-11:

1. W module Kadry i Płace przejdź do listy Kadry i płace/Kadry/Pracownicy lub Kadry i płace/Kadry/Wszyscy.
2. Zaznacz pracowników, dla których chcesz wygenerować deklaracje. Możesz użyć skrótu Ctrl+A, aby zaznaczyć wszystkich.
3. Z menu Czynności wybierz opcję Deklaracje PIT/Nalicz PIT-11.
4. W otwartym oknie uzupełnij wymagane dane (np. dane płatnika).
5. Kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić i wygenerować deklaracje PIT-11.

Podpisanie i wysłanie eDeklaracji PIT-11 do urzędu:

1. Przejdź na listę Kadry i płace/Deklaracje PIT/PIT-11.
2. Zatwierdź naliczone deklaracje. Zaznacz wygenerowane deklaracje i wybierz opcję "Zatwierdź" w Czynnościach.
3. Wygeneruj e-Deklaracje. Po zatwierdzeniu deklaracji, zaznacz je ponownie i wybierz opcję "Generuj e-Deklaracje" (również może być w menu Czynności lub pod prawym przyciskiem myszy).
4. Podpisz certyfikatem. Po wygenerowaniu e-Deklaracji, zaznacz je na liście. Następnie wybierz opcję Podpis certyfikatem.
5. Wskaż certyfikat kwalifikowany. System poprosi Cię o wskazanie odpowiedniego certyfikatu kwalifikowanego. Wybierz go z dostępnych opcji.
6. Potwierdź podpisanie. Po wybraniu certyfikatu, potwierdź operację podpisania deklaracji.
7. Wyślij e-Deklaracje. Zaznacz podpisane e-Deklaracje na liście. Kliknij przycisk Wyślij. Potwierdź wysyłkę, aby przesłać e-Deklaracje do Urzędu Skarbowego.

Udostępnienie deklaracji PIT-11 w Pulpicie Pracownika:

1. Zaznacz potwierdzone deklaracje: Na liście deklaracji PIT-11 (Kadry i płace/Deklaracje PIT/PIT-11) zaznacz te deklaracje, które zostały już potwierdzone.
2. Udostępnij dokument:
  - Zaznaczając wybrane deklaracje, poszukaj ikony drukarki lub opcji Drukuj.
  - Z rozwijanego menu drukowania wybierz opcję Udostępnij dokument (lub podobną nazwę, która wskazuje na udostępnienie online).
3. Podpisz załączniki: System może poprosić o podpisanie załączanych dokumentów (deklaracji PIT-11). Jeśli jest taka opcja, wykonaj elektroniczny podpis zgodnie z instrukcjami programu.
4. Zapisz zmiany: Po udostępnieniu i ewentualnym podpisaniu, zapisz wprowadzone zmiany.
5. Powiadomienie dla pracowników: Pracownicy, dla których udostępniono deklaracje PIT-11, otrzymają powiadomienie w Pulpicie Pracownika o dostępności nowego dokumentu.
6. Dostęp i potwierdzenie odbioru: Pracownicy logują się do Pulpitu Pracownika, gdzie mogą pobrać udostępnioną deklarację PIT-11 oraz potwierdzić jej odbiór w systemie.

udostepnij dokument.png

Dzięki temu rozwiązaniu eliminujesz potrzebę drukowania i ręcznego przekazywania dokumentów, co oszczędza czas i redukuje koszty. Dodatkowo, system automatycznie rejestruje potwierdzenia odbioru, co ułatwia kontrolę nad procesem dystrybucji dokumentów.

Wysyłka PIT-11 drogą e-mailową

Jeśli Twoja firma nie korzysta z Pulpitu Pracownika, enova365 umożliwia wysyłkę deklaracji PIT-11 bezpośrednio na adresy e-mailowe pracowników. Aby skorzystać z tej funkcji:

Konfiguracja systemu:

Upewnij się, że w systemie enova365 skonfigurowano poprawnie serwer pocztowy oraz przypisano adresy e-mail do odpowiednich pracowników.

Generowanie i podpisanie deklaracji:

Wygeneruj deklaracje PIT-11: Postępuj zgodnie z krokami opisanymi wcześniej w instrukcji dotyczącej przygotowania deklaracji PIT-11 (przejdź do listy pracowników, zaznacz ich, wybierz opcję naliczenia PIT-11 z Czynności, uzupełnij dane i zatwierdź).
Podpisz deklaracje (opcjonalnie, ale zalecane): Jeśli chcesz podpisać deklaracje elektronicznie przed wysyłką e-mailem, wykonaj kroki opisane w instrukcji dotyczącej podpisywania e-Deklaracji PIT-11 certyfikatem kwalifikowanym.

Wysyłka deklaracji e-mailem:

Zaznacz deklaracje do wysyłki: Przejdź na listę Deklaracje PIT-11 (Kadry i płace/Deklaracje PIT/PIT-11). Zaznacz te deklaracje, które chcesz wysłać pracownikom e-mailem. Możesz zaznaczyć wiele deklaracji naraz.
Wybierz opcję wysyłki e-mailem: Spod ikony drukarki lub menu Drukuj (często dostępnego również pod prawym przyciskiem myszy po zaznaczeniu deklaracji) wybierz opcję Wyślij email.

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych, zaleca się zabezpieczenie plików hasłem, np. numerem PESEL pracownika. Dzięki temu tylko uprawniona osoba będzie mogła otworzyć przesłany dokument.