Jakie wyróżniamy stany dokumentów?

Stan dokumentu widoczny jest po otwarciu formularza dokumentu w jego prawym górnym rogu.

Pole "Stan" na formularzu dokumentu

Pole to może być także dodane do listy dokumentów, co zaprezentuje stan dokumentu bez otwierania formularza. Dodanie pola dokonujemy za pomocą Organizatora listy (górne menu: Lista | Zaawansowane | Organizuj listę):

Dodane pole "Stan" do listy dokumentów za pomocą Organizatora listy

Pole Stan może przyjmować cztery wartości:

Bufor – dokument podlega edycji, ograniczenia w poszczególnych polach mogą wynikać z dodatkowych ustawień i zakazów, czy sposobu funkcjonowania systemu. Edycja przede wszystkim dotyczy kontrahenta, płatności i pozycji dokumentu, w tym ilości i cen. Przesunięcie dokumentu do bufora możliwe jest ze stanu Zatwierdzony i Anulowany.

!

Uwaga!

Bufor to tylko stan przejściowy dokumentu. Powinno się dążyć do jak najszybszego zatwierdzenia takiego dokumentu (*nie dotyczy dokumentów typu REZ), ewentualnie jego usunięcia. Zalecamy, aby dokument nie był w stanie Bufor dłużej, niż w dniu jego wystawienia. Nie powinno się opierać normalnej pracy o przetrzymywanie dokumentów w buforze przez wiele dni. Dokumenty w buforze nie pozostają obojętne dla systemu. Przykładowo mogą wpływać na: ostatnią cenę zakupu towaru, możliwość wygenerowania i zatwierdzenie korekty przyjęcia, pomniejszenie stanów magazynowych (blokowanie towaru do sprzedaży). Przetrzymywanie dokumentów w buforze może także je eliminować z określnych operacji/działań np. dokumenty zamówień w buforze nie będą uwzględniane w wyliczeniu zapotrzebowania na towary.

Zatwierdzony – dokument nie podlega edycji w szczególności w zakresie danych kontrahenta, edycji pozycji dokumentu i płatności. Mogą być edytowane niektóre pola np. cechy zgodnie z ich definicją lub zmian można dokonywać funkcjami specjalnymi udostępnionymi prawami (menu Czynności np. zmiana kontrahenta). Dokument przy odpowiednich uprawnieniach może być przesunięty do stanu bufor, o ile nie koliduje to z wyliczeniami obrotów i zasobów (np. mając uprawnienia nie można cofnąć do bufora dokumentu, który był korygowany.
Anulowany – możliwość anulowania zależy od parametru na definicji dokumentu. Dokument nie podlega edycji. Skutki anulowania są różne w zależności od typu dokumentu. W standardowych ustawienia dla dokumentu zamówienia odbiorcy ZO anulowanie oznacza przejście w stan anulowany i skasowanie zasobów zamówionych, dokument traci możliwość przekształcenia do faktury. Dla dokumentu faktury FV anulowanie oznacza poza zmianą stanu skasowanie płatności, a także anulowanie dokumentu podrzędnego WZ (ponieważ są zsynchronizowane), co pociąga skasowanie obrotów, a więc powrót towaru do magazynu.
Zablokowany – Dokument nie podlega edycji. Stan uzyskiwany jest po zmianie stanu dokumentu w ‘Ewidencji dokumentów’ na inny niż bufor. Dokument w takim stanie nie podlega funkcji przesunięcia do bufora.

Dokumenty, które nie trafiają do Ewidencji dokumentów, mogą przyjmować tylko trzy pierwsze stany.

Przesunięcie dokumentu do bufora (zmiana stanu)

!

Uwaga!

Producent zdecydowanie odradza przesunięcia dokumentów do bufora. Zalecamy odbieranie uprawnień do takiej funkcjonalności, jednocześnie informujemy, że rola Sprzedaż-fakturzysta nie posiada uprawnień do przesuwania dokumentów do bufora.

!

Uwaga!

Jeśli operacje przesunięć dokumentów do bufora ze stanu zatwierdzonego są wykonywane, to po ponownym zatwierdzeniu, dokument rozchodu powinien być przez operatora weryfikowany pod kątem obrotów (zakładka Marża dokumentu) ilościowo i wartościowo. Jeśli takie operacje muszą być wykonane, powinny być wykonywane z poziomu listy, z zapisem do bazy przesunięcia do bufora.

Zdecydowanie odradza się przesuwanie dokumentu do bufora z poziomu otwartego formularza dokumentu, jak również przydzielanie uprawnień do tej funkcji (Handel/ Dokument handlowy/ Worker/ Przenieś do bufora). Ta forma przesunięcia do bufora nie jest rejestrowana w bazie.

W systemie występują dwie metody przesuwania dokumentów do bufora:

Z poziomu listy dokumentów,
Z poziomu formularza danego dokumentu.

Producent nie uważa za niezbędne posiadanie dostępu do takiej funkcji przez operatorów, ale jeśli jest to konieczne, sugerujemy korzystanie z przesunięcia z poziomu listy dokumentów. Jest to bezpieczniejsze np. ze względu na współużytkowanie dokumentów. W takiej sytuacji informacja o przesunięciu do bufora z poziomu listy jest natychmiast zapisywana do bazy danych. Przesunięcia z poziomu listy w początkowej fazie (przed potwierdzeniem) są dokonywane tylko na poziomie interfejsu użytkownika.

Wpływ dokumentów na stan magazynu

Poniżej opisano standardowe zachowanie i oddziaływanie na stan magazynu dokumentów i korekt do nich. Jednocześnie zwracamy uwagę, że jest to standard, co oznacza, że ich działanie może być zdefiniowane inaczej.

Dokumenty wydań (sprzedaż/rozchód magazynowy) wpływają na stan magazynu już w momencie powstawania (czyli: moment powstawania, stan bufor i zatwierdzony).

Dokumenty przyjęć (zakup/przychód magazynowy) wpływają na stan magazynu w momencie zatwierdzania (stan zatwierdzony).

Korekty, tak do wydań, jak i do przyjęć, wpływają na stan magazynu w chwili zatwierdzania (stan zatwierdzony).

Dokument korekty odzwierciedla końcowy stan transakcji. Czyli na korektach sprzedaży/wydań magazynowych w polu ilość wpisujemy ostatecznie sprzedaną lub wydaną ilość, na korektach zakupu/przyjęć w polu ilość wpisujemy ostatecznie zakupioną lub przyjętą ilość.