Jak wprowadzić przykładowy dokument zakupu i sprzedaży?

Wprowadzenie faktury zakupu (ZK)

Krok 1: Otwórz listę faktur zakupu

Przejdź do menu:
Handel → Zakup → Faktury zakupu

Zobaczysz listę faktur zakupowych – to tu znajdują się wszystkie wcześniej wprowadzone dokumenty.

Lista faktur zakupu

Lista zawiera kolumny takie jak:

• Zatwierdzony – określa, czy dokument został zatwierdzony lub zaksięgowany.
• Korekta – określa, czy dokument stanowi korektę innego dokumentu.

• Numer – numer nadawany automatycznie w chwili zapisywania dokumentu.

• Numer obcy – numer dokumentu obcego nadany przez kontrahenta (oryginalny numer faktury od dostawcy).

• Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.

• Data otrzymania – data otrzymania dokumentu obcego od kontrahenta.

• Kontrahent – kontrahent, któremu przyporządkowany jest dokument.

• Netto – wartość netto dokumentu.

• VAT – kwota podatku VAT.

• Wartość/B – kwota płatności dokumentu wyrażona w walucie.

Krok 2: Dodaj nowy dokument – formularz faktury zakupu

Aby dodać formularz nowej faktury zakupu (ZK - Zakup), kliknij przycisk "Dodaj" widoczny po prawej stronie menu:

lub wybierz inny rodzaj dokumentu klikając strzałkę poniżej:

Dodawanie dokumentu zakupu

Otworzy się formularz nowej faktury zakupu.

Formularz faktury zakupu

• Data wystawienia – domyślnie dzisiejsza data.

• Magazyn – magazyn, na który wpływa dokument.

• Kontrahent – możesz wpisać kod, nazwę lub NIP dostawcy, albo użyć listy kontrahentów (klawisz F4 na klawiaturze). Lista pozwala na szybkie wyszukiwanie – wystarczy wpisać kilka pierwszych znaków.

• Data otrzymania – data, w której otrzymałeś fakturę.

• Numer obcy – numer faktury nadany przez dostawcę (system ostrzeże, jeśli dokument z tym numerem już istnieje).

• Numer KSeF – numer dokumentu KSeF.

• Data KSeF – data wysłania dokumentu do KSeF.

Krok 3: Wprowadź pozycje faktury

Po dwóch naciśnięciach Enter przejdziesz do listy pozycji, gdzie wprowadzasz towary lub usługi.

Wybór towaru:

• Możesz wpisać nazwę, kod, numer katalogowy lub kod kreskowy.

• Klawisz F4 otwiera listę towarów z możliwością szybkiego wyszukiwania.

• Jeśli towar jeszcze nie istnieje, naciśnij Shift+F4, aby dodać go „w locie”.

Wprowadź szczegóły pozycji:

• Ilość – liczba sztuk lub jednostek.

• Cena netto – cena zakupu bez VAT.

• Rabat – procent rabatu naliczony do ceny pozycji.

• Wartość – ostateczna wartość pozycji wyrażona w walucie zależnej od wpisanej waluty ceny.

• St. VAT – stawka VAT naliczona do tej pozycji dokumentu.

Możesz dodać kolejne pozycje przy użyciu Insert, a każdą z nich edytować przed zatwierdzeniem.

Krok 4: Zatwierdź fakturę

Po zakończeniu wprowadzania danych naciśnij Ctrl+Enter lub wybierz przycisk Zatwierdź. Pojawi się okno zatwierdzania dokumentu – potwierdź je również Ctrl+Enter.

Efekt?
System utworzy:

• Fakturę zakupu (ZK) – dokument handlowy,

• Dokument magazynowy (PZ) – automatyczne przyjęcie towarów na magazyn.

Dokument magazynowy (PZ) może mieć wartość inną niż dokument handlowy (ZK). Wartość towarów przyjmowanych do magazynu może być powiększona o koszty dodatkowe dołączone do dokumentu ZK.

!

Uwaga!

Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem formularza można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane.

Alternatywa: Odwrócony obieg dokumentów

Dla bardziej zaawansowanych użytkowników dostępna jest opcja tzw. odwróconego obiegu – najpierw wprowadzasz przyjęcie magazynowe (PZ2), a później wystawiasz do niego fakturę zakupową (ZK2). Taki model pozwala np. przyjąć towar do magazynu przed otrzymaniem faktury. To rozwiązanie wymaga nieco więcej konfiguracji i najlepiej sprawdza się w większych firmach z rozdzieloną obsługą magazynu i księgowości.

Wprowadzenie faktury sprzedaży (FV)

Proces wprowadzania faktury sprzedaży jest bardzo podobny do dokumentu zakupu.

Krok 1: Przejdź do listy faktur sprzedaży

Przejdź do menu:
Handel → Sprzedaż → Faktury sprzedaży

Zobaczysz listę faktur sprzedażowych – to tu znajdują się wszystkie wcześniej wprowadzone dokumenty.

Lista faktur sprzedaży

Krok 2: Dodaj nowy dokument – formularz faktury sprzedaży

Podobnie jak wcześniej, możesz tu dodać nowy dokument (FV - faktura sprzedaży), klikając przycisk Dodaj widoczny po prawej stronie:

lub klikając w strzałkę poniżej możesz wybrać inny rodzaj dokumentu:

Dodawanie dokumentu sprzedaży

Otworzy się formularz nowej faktury sprzedaży.

Formularz faktury sprzedaży

• Data wystawienia – domyślnie dzisiejsza data.

• Magazyn – magazyn, na który wpływa dokument.

• Kontrahent – możesz wpisać kod, nazwę lub NIP dostawcy, albo użyć listy kontrahentów (F4). Lista pozwala na szybkie wyszukiwanie – wystarczy wpisać kilka pierwszych znaków.

• Numer KSeF – numer dokumentu KSeF.

• Data KSeF – data wysłania dokumentu do KSeF.

Krok 3: Wprowadź pozycje sprzedaży

Podobnie jak przy zakupie – wybierasz towar (F4), wpisujesz ilość, cenę, rabat sprzedaży netto. W zależności od ustawień, system może automatycznie dodać VAT, przeliczyć cenę brutto lub zasugerować ostatnią cenę sprzedaży.

Wprowadź szczegóły pozycji:

• Ilość – liczba sztuk lub jednostek.

!

Uwaga!

Jeżeli sprzedawany towar nie znajduje się w magazynie, liczba wprowadzona w polu ilość nie zostanie zatwierdzona, kursor nie zostanie przeniesiony do kolejnego pola, a w linii statusu (na dole okna) zostanie wyświetlony stosowny komunikat na czerwonym tle o sprzedaży poniżej stanu.

W konfiguracji programu możliwe jest takie ustawienie, żeby program zezwalał na sprzedaż poniżej stanu wyświetlając tylko odpowiednie ostrzeżenie.

• Cena – cena zakupu bez VAT.

• Rabat – procent rabatu naliczony do ceny pozycji.

• Cena po rabacie – cena wyliczona przez podzielenie wartości pozycji przez ilość.

• Wartość – ostateczna wartość pozycji wyrażona w walucie zależnej od wpisanej waluty ceny.

• St. VAT – stawka VAT naliczona do tej pozycji dokumentu.

Możesz dodać kolejne pozycje przy użyciu Insert, a każdą z nich edytować przed zatwierdzeniem.

Krok 4: Zatwierdź fakturę

Zakończ formularz klikając Zatwierdź (lub Ctrl+Enter). System wygeneruje również dokument magazynowy WZ (wydanie z magazynu), o ile faktura dotyczy towarów.

!

Uwaga!

Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem formularza można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane.