Jak wprowadzić dokumenty na różne sposoby?

W systemie ERP enova365 dokumenty handlowe, magazynowe czy finansowe można wprowadzać na wiele różnych sposobów — ręcznie, w relacji do innych dokumentów, poprzez kopiowanie, import z plików czy za pomocą specjalnych funkcji kontekstowych. Pozwala to na elastyczne dopasowanie się do różnych scenariuszy biznesowych. W tym artykule przybliżymy wszystkie metody tworzenia dokumentów i pokażemy, jak wygląda ich obsługa na listach i formularzach systemu.

Ręczne dodawanie dokumentów z poziomu listy

Najprostszym sposobem wprowadzenia dokumentu jest dodanie go „z ręki” z poziomu listy. Po prawej stronie każdej listy dokumentów znajduje się przycisk Dodaj. Kliknięcie tego przycisku otwiera pusty formularz dokumentu do uzupełnienia.

Na liście dokumentów, w zależności od typu (np. faktury sprzedaży, zamówienia od odbiorców), dostępna może być również rozwijalna lista z kilkoma typami dokumentów. Po kliknięciu strzałki obok przycisku dodawania, użytkownik może wybrać odpowiedni typ dokumentu, który chce utworzyć.

Menu dodawanych dokumentów na liście faktur sprzedaży

Przykład:

• Dodając dokument ZO (zamówienie odbiorcy), użytkownik ręcznie wypełnia dane kontrahenta, daty i pozycje towarowe. Dokument taki nie jest powiązany z innymi dokumentami.

• Tworząc dokument FV (faktura sprzedaży), system automatycznie może utworzyć dokument WZ (wydanie zewnętrzne), który powiązany jest z fakturą relacją.

Tworzenie dokumentu w relacji do innego dokumentu/dokumentów

System enova365 umożliwia automatyczne powiązanie dokumentów poprzez tzw. relacje. Dzięki temu można tworzyć np. fakturę do kilku zamówień lub połączyć istniejące dokumenty.

1. Samoczynne tworzenie dokumentów

Jeżeli relacja między dokumentami została odpowiednio skonfigurowana, dokument podrzędny może być tworzony automatycznie wraz z dokumentem nadrzędnym. Przykładem jest faktura sprzedaży (FV), do której automatycznie tworzy się dokument WZ.

2. Tworzenie dokumentu w relacji z listy

Po zaznaczeniu dokumentów na liście (np. kilka ZO), w menu Czynności pojawia się opcja utworzenia dokumentu powiązanego, np. zbiorczej faktury sprzedaży. Po wybraniu odpowiedniego wariantu (np. „nowy zbiorczy”) system generuje nowy dokument podrzędny zawierający pozycje ze wszystkich wskazanych dokumentów nadrzędnych.

Tworzenie zbiorczego dokumentu faktury FV z wielu zamówień ZO

3. Przyłączanie dokumentu nadrzędnego do podrzędnego

Na formularzu dokumentu podrzędnego (np. faktury), można ręcznie przyłączyć dokument nadrzędny (np. zamówienie ZO). W tym celu należy:

• Uzupełnić pole Kontrahent,

• Przejść do Czynności > Przyłącz dokument nadrzędny,

• Wybrać dokumenty do przyłączenia z listy.

System pobiera pozycje lub wiąże je z już istniejącymi pozycjami na fakturze, w zależności od konfiguracji relacji.

Przyłączanie dokumentu zamówienia ZO do faktury FV

Wybór dokumentów nadrzędnych ZO na oknie pośrednim

4. Przyłączanie dokumentu podrzędnego do nadrzędnego

Metoda wychodzi poza samą inicjację dokumentu, ponieważ dodanie samego dokumentu docelowego albo jest „ręczne” (opisy powyżej), albo np. w relacji z jednego dokumentu podrzędnego. Zasadniczo metoda służy do utworzenia relacji między dokumentami i (w zależności od konfiguracji) „ściągnięcia” pozycji dokumentu nadrzędnego na podrzędny lub powiązania istniejących pozycji dokumentu podrzędnego z odpowiednimi pozycjami dokumentu nadrzędnego. W tym celu z otwartego formularza dokumentu nadrzędnego z menu Relacje, wybieramy funkcję przyłączenia istniejącego dokumentu:

Przyłączanie faktury FV do dokumentu zamówienia

Po powyższej operacji pojawi się okno wyboru dokumentów podrzędnych, które chcemy połączyć relacją z dokumentem nadrzędny, i których pozycje (w zależności od konfiguracji) zostaną skopiowane lub powiązane relacją z istniejącymi pozycjami na dokumencie faktury . Dokumenty zaznaczamy np. za pomocą myszki i klawisza i zamykamy okno przyciskiem OK lub klawiszami , przechodząc znowu do formularza dokumentu nadrzędnego.

Powiązanie dokumentów relacją wiązania

Relacja wiązania to luźniejsza forma powiązania dokumentów — nie dotyczy pozycji, a jedynie nagłówków. Dzięki niej dokumenty są widoczne na wzajemnej zakładce Powiązane dokumenty, co ułatwia nawigację. Nie tworzy ona zależności ilościowo-magazynowych ani finansowych.

Powiązać dokumenty można z poziomu:

• Listy dokumentów (Czynności > Relacja wiązania > Powiąż dokumenty),

• Formularza dokumentu (menu Czynności lub Relacje).

Możliwe jest także usuwanie powiązań, jeśli zostały utworzone błędnie.

Czynność Powiąż dokumenty - lista dokumentów

Okno pośrednie Powiąż dokumenty

Czynność Powiąż dokumenty z poziomu formularza

Powiązanie dwóch dokumentów możliwe jest niezależnie od rodzaju tych dokumentów oraz ich stanów, jednak wymagane jest, aby dokumenty te nie były powiązane żadną inną relacją. Dokumenty powiązane tą relacją są widoczne w zakładce Powiązane dokumenty, co ułatwia przechodzenie pomiędzy tymi dokumentami.

Zakładka Powiązane dokumenty

Czynność Usuń powiązanie dokumentów - lista dokumentów

Tworzenie dokumentu przez kopiowanie

Funkcja Kopiuj dokument, dostępna w menu Czynności, pozwala stworzyć nowy dokument na podstawie istniejącego, bez tworzenia formalnej relacji. Użytkownik przed skopiowaniem może wskazać parametry nowego dokumentu, np. magazyn docelowy lub daty.

Czynność „Kopiuj dokument”

Funkcja „Kopiuj dokument”

Tworzenie dokumentów z list towarów i stanów

Z poziomu list Towary i usługi oraz Stany magazynowe dostępna jest funkcja Utwórz dokument, która działa na zaznaczonych pozycjach.

Funkcja „Utwórz dokument”

Przed utworzeniem dokumentu należy wypełnić prosty formularz z parametrami (m.in. typ dokumentu, magazyn).

Okno pośrednie dla funkcji „Utwórz dokument”

Tworzenie zamówienia do dostawcy za pomocą Generatora zamówień

Temat został opisany w artykule: Generator zamówień.

Import dokumentów z plików XML i CSV

W systemie enova365 możliwy jest również import dokumentów z zewnętrznych plików:

1. Import z pliku XML

Jeżeli operator otrzyma dokument w formacie XML, o wewnętrznej strukturze enova, to może go zaimportować klikając na ikonkę Ustawień:

Funkcja dostępna z górnego paska menu (Ustawienia > Aplikacja > Import danych > Dokumenty handlowe i raporty kasowe (TXT)). Importowany dokument musi być zgodny ze strukturą enova.

Funkcja importu dokumentu w formacie XML

Funkcja importu dokumentu

2. Import z pliku CSV

Jeżeli operator otrzyma dokument w formacie CSV z właściwymi nagłówkami kolumn do importu, to może go zaimportować klikając również w ikonkę Ustawień.

Podsumowanie

System enova365 daje wiele możliwości wprowadzania dokumentów, zarówno w sposób prosty i manualny, jak i poprzez bardziej zaawansowane metody relacyjne i importowe. Dzięki temu użytkownik może dopasować sposób pracy do realnych procesów swojej firmy.