Jak przeprowadzić inwentaryzację?

Inwentaryzacja w enova365 polega na porównaniu rzeczywistego stanu magazynowego (spisu z natury) ze stanem zapisanym w systemie. Na tej podstawie system generuje różnice:

• niedobory – dokument Inwentaryzacja Strata (INWST),

• nadwyżki – dokument Inwentaryzacja Nadwyżka (INWND).

!

Uwaga!

Wartość dokumentu INW nie odzwierciedla wartości magazynu po inwentaryzacji. Wartość magazynu sprawdzisz na liście Stan magazynu.

Kiedy i jak zaplanować inwentaryzację?

Zaleca się, aby inwentaryzacja była ostatnim dokumentem tworzonym danego dnia. Jeśli planujesz wprowadzić ją z datą wcześniejszą (antydatowaną), nie wykonuj żadnych operacji magazynowych (przychodów, rozchodów, korekt) z późniejszą datą do czasu jej zatwierdzenia.

!

Uwaga!

Towar, który nie zostanie ujęty w dokumencie inwentaryzacji, nie zostanie zinwentaryzowany, a jego stan nie ulegnie zmianie.

Gdzie rozpocząć tworzenie dokumentu inwentaryzacji?

W systemie enova365 dokument inwentaryzacyjny tworzysz z poziomu:

• Handel | Magazyn | Dokumenty razem lub Dokumenty wg kategorii | Inwentaryzacja,

• Handel | Towary i usługi (dla wybranych towarów – menu Czynności > Towar > Utwórz dokument),

• Handel | Magazyn | Stany magazynowe lub Zasoby (dla inwentaryzacji zasobów).

Możesz też zaimportować dane z arkusza Excel, aby szybko wypełnić listę towarów.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji z poziomu listy „Towary i usługi” - menu Czynności

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji z poziomu listy „Towary i usługi” - formularz "Utwórz dokument"

Formularz dokumentu INW

W formularzu dokumentu INW znajdziesz m.in.:

• Pozycje towarowe – każdy towar może wystąpić kilka razy, jeśli np. przechowywany jest w różnych lokalizacjach,

• Ilość – wpisujesz rzeczywistą ilość ze spisu,

• Cena – wartość danego towaru,

• Ilość łączna – suma ilości danego towaru na wszystkich pozycjach,

• Stan zamknięcia – systemowy stan magazynowy danego towaru,

• Różnica ilości – różnica między ilością łączną a stanem zamknięcia (czyli niedobór lub nadwyżka).

Po zatwierdzeniu dokumentu INW system automatycznie wygeneruje:

• dokument INWST, gdy stwierdzono niedobór,

• dokument INWND, gdy stwierdzono nadwyżkę.

Jak działa wycena nadwyżek (tzw. "cena godziwa")?

W przypadku nadwyżek system przypisuje wartość towarom według tzw. ceny godziwej. Może to być:

• cena ostatnio rozchodowanej partii,

• średnia cena zakupu z ostatnich partii,

• ostatnia cena zakupu – jeśli towar nie był jeszcze rozchodowany.

Użytkownik może też ręcznie edytować cenę na dokumencie INW.

Inwentaryzacja z dokładnością do zasobów

Domyślnie system sumuje wszystkie dostawy danego towaru. Możesz jednak przeprowadzić inwentaryzację z dokładnością do konkretnych zasobów (dostaw):

1. Dodaj pozycję towaru.

2. Wybierz Czynności > Pozycja > Dostawa towaru.

3. Wskaż konkretne zasoby, które mają zostać zinwentaryzowane.

Dzięki temu każda dostawa towaru pojawi się jako osobna pozycja w dokumencie.

Wskazanie dostawy towaru (zasobów) w inwentaryzacji - menu Czynności

Wskazanie dostawy towaru w inwentaryzacji - okno wyboru zasobów

Pozycje inwentaryzacji ze wskazaniem zasobów

Dokument inwentaryzacji z dokładnością do zasobów można również utworzyć z poziomu listy zasobów (Handel | Magazyn | Zasoby). Na liście należy zaznaczyć zasoby, które mają być inwentaryzowane, a następnie wykonać czynność Utwórz dokument. W oknie parametrów należy wybrać definicję dokumentu INW. W ten sposób powstanie dokument, którego pozycje będą odpowiadać zaznaczonym zasobom.

Tworzenie dokumentu z dokładnością do zasobów z listy Zasoby

Przy wskazaniu zasobów zmienia się znaczenie kolumn "Ilość łączna", "Stan zamknięcia" oraz "Różnica ilości". Dotyczą one jednego zasobu, są więc różne dla poszczególnych pozycji. Każdy zasób jest inwentaryzowany osobno, dla każdej pozycji inwentaryzacji zastanie wygenerowana pozycja INWND albo INWST, jeśli wystąpią rozbieżności. W przypadku niedoboru rozchód nastąpi wyłącznie ze wskazanego zasobu. W przypadku nadwyżki towar zostanie przyjęty po takiej cenie, jak inwentaryzowany zasób (ale powstanie nowy zasób). Zostaną przy tym skopiowane wszystkie cechy przypisane do pierwotnego dokumentu, którym zasób został przyjęty.

Inwentaryzacja wg partii towarów

Inwentaryzacja magazynu według partii towaru (grup dostaw) przebiega bardzo podobnie, jak inwentaryzacja według zasobów.

Ponieważ nie należy tych dwóch metod mieszać i zalecamy na oknie wyboru partii lub zasobów (wywoływanym dla pozycji dokumentu klawiszem F8) ustawienie tylko jednej z tych metod, to konieczna jest zmiana standardowego ustawienia na definicji dokumentu "Inwentaryzacji" parametru Dotyczy z Zasobu na Partii (zakładka "Pozycje" na definicji).

Drukowanie arkuszy inwentaryzacyjnych

System pozwala na wydrukowanie dwóch typów arkuszy inwentaryzacyjnych z następujących miejsc:

• z poziomu wydruków na liście Towary i usługi,

• z poziomu wydruków formularza dokumentu Inwentaryzacji (INW).

Pierwszy powstaje dla zaznaczonych towarów poprzez uruchomienie wydruku jak na poniższym obrazku:

Wydruk arkusza spisowego z poziomu listy „Towary i usługi”

Arkusz może być drukowany dla określonego magazynu, dla wszystkich lub tylko zaznaczonych towarów, z uwzględnieniem filtrów znajdujących się nad pozycjami cennika albo indywidualnie zdefiniowanych filtrów.

Drugi rodzaj wydruku powstaje dla towarów wprowadzonych na dokument Inwentaryzacji (INW) poprzez uruchomienie wydruku:

Wydruk arkusza spisowego z poziomu formularza dokumentu Inwentaryzacji

Dodatkowe uwagi i zalecenia

• Towar nie może występować na dwóch dokumentach INW w tym samym magazynie i z tą samą datą.

• Po zatwierdzeniu inwentaryzacji nie wprowadzaj dokumentów magazynowych z wcześniejszą datą.

• Aby zablokować obrót towarem w trakcie inwentaryzacji, zaznacz parametr Blokada operacji na inwentaryzowanych towarach na definicji dokumentu INW (zakładka Magazyn).