Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe?

Tworzenie sprawozdania finansowego

Aby utworzyć sprawozdanie finansowe w systemie enova365, przejdź do Księgowość/Sprawozdania finansowe.

1. Kliknij przycisk Dodaj.

2. W formularzu dodawania nowego zapisu uzupełnij:

• • Okres obrachunkowy – wybierz okres, za który przygotowujesz sprawozdanie.
  • Rodzaj sprawozdania – system automatycznie podpowie rodzaj. To pole określa format sprawozdania.
  • Wersja sprawozdania – wybierz wersję struktury sprawozdania finansowego. Wersje 1–3 obowiązują dla sprawozdań za lata obrotowe rozpoczynające się od 1 stycznia 2024 roku.

3. Kliknij OK, aby zatwierdzić. System otworzy formularz sprawozdania finansowego.

Dodawanie nowego sprawozdania finansowego

Kompletne sprawozdanie finansowe składa się z:

• Wprowadzenia – podstawowe informacje o funkcjonowaniu jednostki.
• Zasad rachunkowości – przyjętych metod księgowania.
• Wyników zestawień – zestawionych danych liczbowych, takich jak:
  • Bilans,
  • Rachunek zysków i strat,
  • Rachunek przepływów pieniężnych,
  • Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym.

Formularz Sprawozdania księgowego

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne znajdziesz edytowalne pola, które pozwalają dostosować sprawozdanie finansowe do potrzeb jednostki.

Dostępne pola:

• Za okres – wpisz okres, za który sporządzasz sprawozdanie, jeśli różni się od dat okresu obrachunkowego ustawionego w systemie.
• Wybór wariantu danych do sprawozdania – jeśli sprawozdanie jest przeznaczone dla jednostek Mała, Mikro, OP, możesz wybrać odpowiedni wariant elementu sprawozdania.
• Wprowadzenie do sprawozdania – określ strukturę zakładki Wprowadzenie. Wybór zależy od rodzaju sprawozdania. Przykład: jednostka Mała może wybrać Wprowadzenie dla jednostki Małej lub Innej.
• Informacja dotycząca podatku dochodowego – określ strukturę sekcji Rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania a wynikiem finansowym na zakładce Objaśnienia. Możesz wybrać format prezentacji danych, np. Mała (zł), Mała (brak), Inna (tys.). Opcja brak oznacza, że dane o podatku dochodowym nie będą uwzględniane w sprawozdaniu.

Zakładka Wprowadzenie

Zakładka Wprowadzenie

Na zakładce Wprowadzenie wpisujesz podstawowe informacje o funkcjonowaniu jednostki. Wszystkie dane uzupełniasz ręcznie w formie opisowej.

Dostępne sekcje:

• Czas trwania działalności jednostki (jeśli ograniczony) – pola w tej sekcji staną się aktywne po zaznaczeniu opcji Ograniczony na Tak. Czas trwania "Do dnia" możesz podać jako konkretną datę lub opisowo.
• Połączenie spółek – jeśli sprawozdanie jest sporządzane po połączeniu spółek, zaznacz opcję Sprawozdanie finansowe jest sporządzone po połączeniu spółek na Tak, a następnie uzupełnij wymagane pola.

Zakładka Zasady rachunkowości

Zakładka Zasady rachunkowości

W tej części formularza wpisujesz informacje o przyjętych i stosowanych przez jednostkę zasadach rachunkowości. Dane wprowadzasz ręcznie w formie opisowej.

Dodawanie informacji uszczegóławiających

Jeśli chcesz dodać dodatkowe pozycje, np. wynikające ze specyfiki jednostki:

1. Kliknij Dodaj .
   
2. Wypełnij pola:
   • Nazwa pozycji – wpisz nazwę dodatkowej pozycji.
   • Treść uszczegółowienia – uzupełnij opis.

Zakładka Wyniki zestawień

Zakładka Wyniki zestawień

Zakładka Wyniki zestawień pozwala na dołączenie elementów sprawozdania, które zawierają zestawione w sposób syntetyczny dane liczbowe, takie jak:

• Bilans,
• Rachunek zysków i strat,
• Rachunek przepływów pieniężnych,
• Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym.

Na podstawie wybranego typu elementu sprawozdania (pierwsza kolumna) oraz wskazanego wariantu Rachunku zysków i strat lub metody Rachunku przepływów pieniężnych (druga kolumna), program automatycznie podpowiada w ostatniej kolumnie możliwe do wyboru zatwierdzone wyniki zestawień księgowych.

!

Uwaga!

Sprawozdania przeznaczone dla określonego typu jednostki (Mała, Miko, OP) umożliwiają dodatkowo wskazanie odpowiedniego wariantu elementu sprawozdania. Na przykład jednostki przygotowujące sprawozdanie o typie Mała mogą przygotować Bilans zgodny z zakresem danych przeznaczonych dla jednostek Małych lub Innych.

Do sprawozdania finansowego można podłączyć tylko zatwierdzone wyniki zestawień księgowych, które zostały utworzone na podstawie systemowych definicji zestawień księgowych i które jednocześnie są zgodne z typem wybranej jednostki. Podłączenie wyniku zestawienia księgowego do sprawozdania finansowego uniemożliwia późniejsze odtworzenie tego wyniku.

Zakładka Objaśnienia

Zakładka Objaśnienia pozwala na dodanie dodatkowych informacji i objaśnień do sprawozdania finansowego w postaci:

• Liczbowej – np. szczegółowe dane finansowe.
• Opisowej – dodatkowe wyjaśnienia i opisy dotyczące pozycji sprawozdania.
• Dołączanych plików – w różnych formatach, takich jak .doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rtf.

W sekcji Dodatkowe informacje i objaśnienia możesz:

1. Dodawać własne pozycje – własne objaśnienia, które będą zawierały szczegóły dotyczące sprawozdania finansowego, np. dodatkowe wyjaśnienia do poszczególnych pozycji bilansu lub rachunku zysków i strat.

2. Załączać pliki – struktura e-Sprawozdania Finansowego umożliwia dołączenie załączników w różnych formatach, które po dodaniu zostaną przekonwertowane do postaci XML. Załączniki mogą zawierać np. noty objaśniające do sprawozdań finansowych, które będą częścią całościowego raportu.

Objaśnienia umożliwiają pełniejsze i bardziej zrozumiałe przedstawienie danych zawartych w sprawozdaniu finansowym, uzupełniając go o niezbędne wyjaśnienia lub dokumenty wspierające.

Objaśnienia

Aby dodać załączniki do sprawozdania finansowego w programie, należy wykonać kilka kroków:

Krok 1: Uruchomienie Asystenta zapisu

• Aby umożliwić dodawanie załączników, należy najpierw włączyć widoczność zakładki z asystentem. Możesz to zrobić poprzez:

  1. Przejście do formularza sprawozdania finansowego.
  2. Wybór opcji Formularz > Zaawansowane > Organizuj Formularz.
  3. Zaznaczenie parametru Widoczna zakładka z asystentem na Tak.

  Po zapisaniu zmian na lewym panelu pojawi się kafelek Asystenta zapisu.

Krok 2: Dodawanie załączników

• Kliknij na kafelek Asystent zapisu, a następnie przejdź do zakładki Załączniki.
• W zakładce Załączniki wybierz Dodaj, aby rozpocząć proces dodawania nowego załącznika.

Krok 3: Wprowadzanie szczegółów załącznika

• Nazwa załącznika: Załączniki muszą być nazwane zgodnie z określonymi zasadami:
  • Nazwa pliku musi składać się ze znaków: [a-zA-Z0-9_.-].
  • Długość nazwy powinna wynosić od 5 do 55 znaków.
• Dodanie nowej pozycji sprawozdania: Po dodaniu załącznika, może być konieczne dodanie nowej pozycji do sprawozdania finansowego, co wymaga wybrania opcji Dodaj.

Krok 4: Zapisanie pozycji

• Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych, kliknij OK, aby zakończyć proces dodawania załączników do sprawozdania.

Dzięki tym krokom, załączniki będą przechowywane w bazie danych i powiązane z odpowiednim sprawozdaniem finansowym. Dzięki temu całość sprawozdania, wraz z dodatkowymi plikami, będzie dostępna bezpośrednio z poziomu programu.

Dodawanie załącznika

Aby prawidłowo dodać załączniki oraz uzupełnić sekcję dotyczącą rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym w sprawozdaniu finansowym, należy postępować według poniższych kroków:

Krok 1: Podpięcie załącznika do pozycji

1. Wybór załącznika: W formularzu sprawozdania finansowego, na formatce, w polu Załącznik, wskaż plik, który wcześniej został dodany w asystencie zapisu (zakładka Załączniki).
2. Treść pozycji: Warto również dodać Treść pozycji, czyli opisową informację dotyczącą załącznika lub dodatkowej informacji, jaką zawiera dokument.

Tylko załączniki, które zostały dodane w asystencie zapisu i następnie podpięte do odpowiedniej pozycji sprawozdania, będą uwzględnione w finalnym XML e-Sprawozdania Finansowego.

Krok 2: Uzupełnienie sekcji „Rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania a wynikiem finansowym”

1. Sekcja Objaśnień: W zakładce Objaśnienia, znajduje się sekcja Rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym. Jest to sekcja, która umożliwia rozliczenie różnic między wartościami finansowymi wykazanymi w sprawozdaniu a tymi, które podlegają opodatkowaniu.

2. Dane do wprowadzenia:

   • Rok bieżący: Wprowadź odpowiednie wartości dotyczące podstawy opodatkowania i wyniku finansowego za rok bieżący, uwzględniając kwoty wynikające z zysków kapitałowych oraz innych źródeł przychodów.
   • Rok poprzedni: Opcjonalnie, możesz również wprowadzić dane za rok poprzedni, które będą pomocne w porównaniach rocznych.

   • Sekcje opcjonalne:

   • Pozostałe: W sekcji tej można wprowadzać dodatkowe informacje, które nie są obowiązkowe, ale mogą być potrzebne w kontekście sprawozdania.

   • Pozycja użytkownika: Umożliwia dodanie dowolnych, niestandardowych pozycji, które będą częścią sprawozdania finansowego, ale także są opcjonalne.

Krok 3: Finalizacja

• Po uzupełnieniu sekcji Objaśnienia, w tym wprowadzeniu danych o różnicy między podstawą opodatkowania a wynikiem finansowym, zakończ proces, zapisując dane i generując ostateczny plik e-Sprawozdania Finansowego.

Uzupełnianie sekcji Rozliczenia różnicy jest opcjonalne, ale jeśli jest wymagane, należy zadbać o precyzyjne wprowadzenie danych, aby sprawozdanie było kompletne.

Pozycja Rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym

Dzięki elastycznym funkcjom e-Sprawozdania Finansowego, masz możliwość dodawania własnych, niestandardowych pozycji i szczegółowych informacji do sprawozdania finansowego, co pozwala na dostosowanie formularza do indywidualnych potrzeb i specyfiki jednostki.

Dodawanie pozycji użytkownika i subpozycji

1. Pozycje użytkownika:

   • Aby dodać własną pozycję, należy przejdź do odpowiedniej sekcji rozliczenia i kliknąć Dodaj (Podatek dochodowy – pozycja użytkownika).
   • Po wykonaniu tej czynności pojawi się formatka, w której należy wprowadzić dane dla nowej pozycji.
   • Pozycje użytkownika mogą dotyczyć różnych obszarów, w tym podatku dochodowego, który wymaga szczegółowego objaśnienia lub niestandardowego przedstawienia danych finansowych.

   • Subpozycje użytkownika:

   • Dodatkowo, do każdej pozycji użytkownika można dodać subpozycje, które umożliwiają rozbicie danych na bardziej szczegółowe kategorie.

   • Aby dodać subpozycję, należy kliknąć Dodaj (Podatek dochodowy – subpozycja użytkownika) i wprowadzić odpowiednie dane.

Noty objaśniające do sprawozdań finansowych

Noty objaśniające są istotnym elementem sprawozdania finansowego, ponieważ dostarczają dodatkowych wyjaśnień i informacji, które nie są uwzględnione w głównych częściach sprawozdania (np. Bilans, Rachunek zysków i strat, itp.). Ich celem jest zapewnienie pełnego obrazu sytuacji finansowej jednostki.

Noty objaśniające mogą zawierać zarówno dane liczbowe, jak i opisowe wyjaśnienia dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego.

Wydruk Sprawozdania Księgowego

Wydruk Sprawozdania Księgowego jest dostępny z poziomu formularza sprawozdania księgowego. Zawiera on dane, które są obecne w formularzu oraz te, które zostały pobrane do XML sprawozdania finansowego. Wydruk jest pomocny w celu uzyskania kopii papierowej lub elektronicznej sprawozdania, które odpowiada zawartości systemowego pliku XML.

Dzięki tym opcjom, e-Sprawozdanie Finansowe staje się narzędziem elastycznym i dostosowanym do specyficznych wymagań.

Generowanie wydruku Sprawozdanie księgowe Generowanie e-Sprawozdania

---

Generator e-Sprawozdania w systemie enova365 pozwala na szybkie tworzenie raportu w formacie XML. Dane do raportu pobierane są automatycznie z wypełnionego formularza, ustawień systemowych oraz załączników dodanych w zakładce Objaśnienia.

Podczas generowania e-Sprawozdania uruchamia się specjalny walidator, który sprawdza, czy dane w raporcie są poprawne. Walidator informuje o ewentualnych błędach, które mogą wystąpić.

Po wygenerowaniu e-Sprawozdania w systemie, pojawi się zakładka z danymi w odpowiedniej strukturze XML. Dane te zostaną zapisane w bazie danych, a status formularza sprawozdania finansowego zmieni się na Do podpisania.

Zakładka e-Sprawozdanie pojawia się po wybraniu czynności Generuj e-Sprawozdanie

Podpisywanie e-Sprawozdania

W systemie enova365 możesz podpisać e-Sprawozdania Finansowego za pomocą podpisu kwalifikowanego, podobnie jak w przypadku e-Deklaracji. Funkcja ta jest dostępna, gdy status sprawozdania jest ustawiony na Do podpisania.

Czynność Podpisz XML e-Sprawozdania pojawia się w stanie Do podpisania

Aby podpisać e-Sprawozdanie Finansowe, wybierz opcję Podpisz XML e-Sprawozdania. Następnie wskaż odpowiedni certyfikat podpisu elektronicznego, który został wcześniej zainstalowany na komputerze.

Podpisywanie e-Sprawozdania Finansowego poza systemem enova365

Po wyeksportowaniu e-Sprawozdania Finansowego z systemu enova365, dokument możesz podpisać za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło usługę Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego, która pozwala na podpisanie dokumentu oraz weryfikację, czy podpisy są prawidłowe. Usługę tę znajdziesz pod adresem: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.

Podpisy mieszane – Profil Zaufany i podpis kwalifikowany

Jeśli e-Sprawozdanie jest podpisywane przez różne osoby z użyciem obu typów podpisów (Profil Zaufany i podpis kwalifikowany), ważne jest zachowanie odpowiedniej kolejności składania podpisów. Wynika to z działania podpisu Profilu Zaufanego, który osadza podpis wewnątrz pliku XML. Gdy plik zostaje zmodyfikowany (np. przez dodanie podpisu zaufanego), podpisy kwalifikowane stają się nieważne.

Aby uniknąć problemów, należy przestrzegać następującej kolejności składania podpisów:

1. Najpierw podpisują wszystkie osoby używające Profilu Zaufanego (ePUAP), ponieważ ich podpisy zmieniają zawartość pliku XML.
2. Po dodaniu podpisów zaufanych, można dopiero podpisać plik XML podpisami kwalifikowanymi pozostałych osób.

W wyniku tego procesu powstaje plik w formacie XAdES, który gwarantuje, że plik XML nie został zmodyfikowany po podpisaniu (weryfikacja sum kontrolnych).

Wysyłka e-Sprawozdania

Wysyłka e-Sprawozdania Finansowego odbywa się poza systemem enova365. Aby przygotować plik XML, należy wykonać eksport e-Sprawozdania z poziomu formularza sprawozdania księgowego, wybierając czynność Eksportuj XML e-Sprawozdania. Plik zostanie zapisany na dysku komputera w wybranej przez operatora lokalizacji.

Jeśli plik został podpisany w systemie enova365, do wygenerowanego pliku XML dodana zostaje odpowiednia sygnatura na końcu dokumentu. Należy pamiętać, że plik e-Sprawozdania Finansowego musi zostać podpisany przez wszystkie wymagane osoby, zarówno podpisem kwalifikowanym, jak i profilem zaufanym, w zależności od rodzaju podmiotu.

Czynność Eksportuj XML e-Sprawozdania