Jak sprawdzić czy kontrahent widnieje w wykazie podatników?

Wykaz podatników VAT

Zgodnie z Ustawą z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2019 poz. 1018) od 01.09.2019 Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępnił Wykaz podatników VAT potocznie zwany Białą listą.

W praktyce wykaz ten stanowi dla podatnika narzędzie do weryfikacji, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy podany przez niego rachunek bankowy widnieje we wspomnianym wykazie. Weryfikacji można dokonać na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.

W odpowiedzi na powyżej opisane zmiany w programie wprowadzono mechanizmy umożliwiające komunikacje online z Wykazem podatników VAT, a w ramach tej komunikacji weryfikację statusu kontrahenta i jego rachunków bankowych.

Mechanizmy weryfikacji

Udostępnione w programie mechanizmy można podzielić na dwie grupy:

1. Czynności sprawdzania statusu i rachunku dostępne na liście kontrahentów oraz na formularzu kontrahenta i dokumentu ewidencji.
2. Mechanizmy weryfikujące poprawność rachunków bankowych podczas przygotowania i eksportu przelewów.

Dodatkowo również dodano czynność Sprawdź rachunek w bazie VAT MF dostępną na listach:

• Przelewy, umożliwiającą wykonanie weryfikacji rachunków bankowych dla zaznaczonych przelewów,
• Operacje bankowe, pozwalającą na weryfikacje rachunków bankowych dla zaznaczonych operacji.

Mechanizmy sprawdzające rachunki podczas przygotowania i eksportu przelewów oraz czynność dostępna na liście przelewów i operacji bankowych mogą odbywać się według jednej z dwóch dostępnych w programie metod weryfikacji rachunków bankowych:

• Serwis API MF,
• Plik płaski MF.

Domyślną metodą weryfikacji rachunków jest Serwis API Ministerstwa Finansów.

Dla weryfikacji w oparciu o plik płaski konieczne jest posiadanie pliku płaskiego. Za pomocą tej metody weryfikacji można dodatkowo sprawdzać statusy rachunków wirtualnych w Wykazie podatników VAT.

Czynności na liście oraz formularzu kontrahenta

Z poziomu listy i formularza kontrahenta dostępne są dwie czynności:

• Status w bazie VAT MF - status VAT oraz rachunek bankowy kontrahenta w wykazie podatników VAT na dzień bieżący.
• Status w bazie VAT MF na dzień - weryfikacja kontrahenta wstecz na wskazany dzień. Po wybraniu czynności pojawia się formatka, na której wskazuje się datę aktualności:

Obydwie czynności dostępne są zarówno z listy kontrahentów, jak i z formularza kontrahenta. Po wykonaniu czynności, w przypadku negatywnie zweryfikowanych podmiotów pojawiają się informacje w logu oraz zapisywana jest historia weryfikacji dla kontrahenta dotycząca statusu VAT na zakładce Historia statusu VAT i dla każdego jego rachunku bankowego na zakładce Historia weryfikacji.

Historia statusu VAT na kontrahencie

W przypadku weryfikacji kontrahenta posiadającego w systemie określoną przynależność do grupy VAT w zakładce "Historia weryfikacji dla rachunku bankowego" w polu ‘Informacja’ zapisywany jest komunikat zawierający dane identyfikacyjne grupy VAT, dla której nastąpiła weryfikacja.

Historia weryfikacji rachunku bankowego

Dodatkowo na formularzu rachunku dodana została sekcja 'Biała lista' zawierająca informacje o ostatnio zapisanym statusie rachunku.

Status rachunku może posiadać następujące wartości:

• Zarejestrowany jeżeli rachunek znajduje się w wykazie dla danego kontrahenta (poprawny).
• Niezarejestrowany jeżeli rachunek jest błędny dla danego kontrahenta.
• Niezweryfikowany jeżeli rachunek nie został zweryfikowany.
• Nie podlega weryfikacji jeżeli rachunek nie podlega weryfikacji (prefiks rachunku jest inny niż 'PL').

Podczas sprawdzania statusu kontrahenta w wykazie podatników VAT istnieje możliwość zapisania na kartotece kontrahenta pobranych z Wykazu rachunków bankowych. Dla czynności 'Status w bazie MF na dzień' oraz 'Status w bazie VAT MF' komunikacji z nowym Wykazem wykonywanej z poziomu formularza kontrahenta lub z poziomu listy kontrahentów dla jednego zaznaczonego kontrahenta w przypadku istnienia w wykazie rachunków nieodnalezionych dla danego podmiotu pojawi okno podsumowania z listą rachunków bankowych pobranych z Wykazu, na którym można wybrać jeden lub więcej rachunków. Zostaną one zapisane na kartotece danego kontrahenta na zakładce 'Warunki płatności' w części 'Rachunki bankowe'.

Status VAT kontrahentów możesz również sprawdzić z poziomu listy Ewidencja dokumentów/Rejestr VAT używając czynności Sprawdź status kontrahentów.

Na formularzu dokumentu ewidencji, który posiada zakładkę VAT, np. zakup, sprzedaż, dowody wewnętrzne, po wprowadzeniu na zakładkę Ogólne podmiotu dostępna jest czynność Status VAT kontrahenta. Czynność sprawdza status kontrahenta na dzień operacji.

Po wykonaniu czynności pojawia się okienko z informacją o statusie kontrahenta według daty operacji ustawionej na dokumencie. Jeżeli na ten dzień status kontrahenta był już sprawdzany i zapisany jest na formularzu kontrahenta w zakładce Historia statusu VAT, zostanie zwrócona informacja o statusie w oparciu o historię. W przeciwnym razie odbędzie się połączenie z Wykazem podatników VAT i nastąpi weryfikacja statusu kontrahenta na dzień operacji. W tym przypadku będzie również możliwość wskazania rachunków bankowych, które zostaną dodane na kartotekę kontrahenta, jeżeli w wykazie znajdują się rachunki bankowe, które nie są wprowadzone na kartotekę danego kontrahenta.

Jeżeli weryfikacja kontrahentów odbywa się w Bazie VAT MF i w historii nie zostanie odnaleziony status aktualny na dzień operacji, wówczas weryfikacja odbędzie się według daty bieżącej.