Skip to content

Jak utrwalać listy?

Moduł Business Intelligence (BI) w systemie enova365 pozwala nie tylko na analizowanie danych w czasie rzeczywistym, ale również na ich trwałe zapisywanie w dedykowanych tabelach. Proces ten jest kluczowy dla tworzenia raportów przestawnych, które opierają się na zapisanych wcześniej danych. Dostęp i uprawnienia

Uprawnienia do korzystania z funkcji utrwalania są kontrolowane w ustawieniach systemu. Musisz mieć prawo do danej listy oraz do funkcji „Utrwalanie list”, aby tworzyć definicje i zapisywać dane zgodnie z poniższymi krokami.

Jak przebiega proces utrwalania listy?

  1. Przygotowanie listy
    • Przejdź do wybranej listy, np. „Faktury zakupu” (1)
    • Za pomocą Organizatora listy (więcej o tej funkcjonalności przeczytasz tutaj) wybierz interesujące Cię kolumny i ustaw je w preferowanej kolejności (2).
    • Usuń grupowania i sumowania grup - mogą one zaburzyć utrwalanie.
    • Możesz zawęzić dane za pomocą filtrów, np. ustawiając okres lub magazyn (3).

przytoguj listę.png

  1. Tworzenie definicji utrwalania listy
    • Kliknij „Czynności” (1) a następnie wybierz „Utrwalanie list” (2).
    • W formularzu utrwalania listy (3), który się pojawi, kliknij „Nowa definicja”.
    • Uzupełnij wymagane dane:
      • Nazwa definicji – dowolna nazwa, np. „Faktury_2025”.
      • Wybór tabeli – do wyboru masz dwie opcje:
        • Nowa - (wartość domyślna) skutkuje utworzeniem nowej tabeli dla zapisu w niej danych pochodzących z utrwalania listy.
        • Istniejąca - opcja umożliwiająca w kolejnym kroku wskazanie istniejącej tabeli, do której utrwalone zostaną dane.
      • Nazwa tabeli - pole pojawia się jeżeli powyżej wybrana została wartość "Nowa", domyślnie tworzona jest nazwa składająca się z dwóch członów, pierwszy zawiera nazwę listy, dla której jest tworzona Definicja utrwalania listy, drugi zawiera wprowadzoną w pierwszym kroku Nazwę definicji utrwalania.
      • Definicja tabeli - pole pojawia się jeżeli powyżej wybrana została wartość "Istniejąca", pozwala wskazać istniejącą tabelę, do której utrwalone zostaną dane.
      • Sposób utrwalania - pole pojawia się jeżeli powyżej wybrana została wartość "Nowa", możesz wskazać sposób utrwalania spośród dwóch wariantów:
        • Różnicowy – takie ustawienie parametru sprawi, że mechanizm usunie wszystkie dane z tabeli docelowej, a w ich miejsce zapisane zostaną nowe dane, które znalazły się w tabeli tymczasowej.
        • Przyrostowy – takie ustawienie parametru sprawi, że mechanizm będzie zapisywał do tabeli docelowej wszystkie dane, które znajdą się w tabeli tymczasowej.
      • Filtry listy – opcjonalnie wskaż, które filtry mają być zapisane jako pola w tabeli.
    • Zatwierdź definicję przyciskiem „OK”, a następnie zapisz formularz klikając "Zapisz".

definicja utrwalania listy.png

  1. Utrwalanie przygotowanej definicji
    • Wróć do formularza „Utrwalanie list” i wskaż definicję, która powinna zostać utrwalona (1).
    • Kliknij "Czynności" i wybierz jedną z dwóch wartości (2):
      • „Utrwalaj”
      • „Utrwalaj z zestawem” - czynność dostępna jeżeli dla danej listy istnieje zapisany przynajmniej jeden Zestaw filtrów listy
    • Dane z listy zostaną zapisane do tabeli, która stanie się źródłem dla dalszych analiz w BI.

utrwalanie definicji.png Co to są zestawy filtrów listy?

Zestawy filtrów listy pozwalają zapisać konkretne ustawienia filtrów, które można wielokrotnie wykorzystywać przy różnych definicjach utrwalania listy. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem ustawiać tych samych parametrów ręcznie.

Aby utworzyć zestaw filtrów listy:

  1. W formularzu utrwalania listy rozwiń boczne menu i przejdź do zakładki „Zestawy filtrów listy”.

  2. Kliknij „Nowy zestaw” i nadaj mu nazwę.

  3. Poniżej w oknie dostępny jest wykaz wszystkich filtrów dostępnych z poziomu listy wraz z informacją, które z nich zostały ustawione i jakie zostały na nich wskazane wartości. Zakresy utrwalania

Formularz Definicji utrwalania listy zawiera informację o zakresie utrwalenia. Jeżeli na etapie tworzenia definicji wskazany został różnicowy sposób utrwalania, wówczas zakres będzie tylko jeden dla takiej definicji. Będzie to zawsze zakres z ostatniego wykonania czynności utrwalenia listy.

różnicowy.png

Natomiast jeżeli na etapie tworzenia definicji wskazany został przyrostowy sposób utrwalania, wówczas będzie tyle zakresów, ile wystąpiło utrwaleń danych. Dla odróżnienia zakresów dla każdego z nich zapisywana jest data oraz czas wykonania utrwalenia. Dodatkowo dla każdego zakresu istnieje opcjonalna możliwość nadania nazwy.

przyrostowy.png Jak zaktualizować definicję utrwalania listy?

Jeśli zmienisz układ listy (dodasz lub usuniesz kolumny), możesz:

  • Utworzyć nową definicję utrwalania, lub

  • Zaktualizować istniejącą, klikając „Aktualizuj definicję”.

W tym drugim przypadku otworzy się okno Aktualizacji definicji utrwalania listy, na którym możesz opcjonalnie wskazać filtry listy. Poniżej tej opcji znajduje się informacja o polach listy, które zostaną dodane do aktualizowanej definicji, a tym samym tabeli, do której zapisywane są utrwalane dane.

!

Uwaga!

Aktualizacja definicji utrwalania listy spowoduje edycję tabeli, co w konsekwencji skutkować będzie usunięciem wszystkich danych z tabeli i nadpisaniem nowymi danymi.

aktualizacja definicji.png Usuwanie nieaktualnych definicji

Dla porządku i wydajności systemu warto usuwać nieużywane definicje utrwalania. W tym celu z poziomu formularza utrwalania list, kliknij "Czynności" i wybierz „Usuń z powiązanymi”, aby wraz z definicją usunąć także przypisane do niej modele danych i wizualizacje.

Wybranie tej czynności spowoduje wyświetlenie okna komunikatu informującego o konsekwencjach wykonania tej czynności: „Zastosowanie czynności spowoduje usunięcie wybranej definicji wraz ze wszystkimi powiązanymi elementami (modele danych, wizualizacje). Czy kontynuować?”

usuwanie.png Tworzenie raportu przestawnego

Z poziomu formularza definicji utrwalania listy możesz od razu utworzyć raport przestawny, czyli graficzną prezentację danych, co ułatwi ich analizę. Raport przestawny bazuje na danych utrwalonych do tabeli w wyniku użycia czynności utrwalania Definicji utrwalania listy.

Wystarczy kliknąć "Czynności" i wybrać pozycję "Utwórz raport przestawny".

raport przestawny.png Podsumowanie

Mechanizm utrwalania list w enova365 BI to potężne narzędzie do tworzenia trwałych, dokładnych i powtarzalnych analiz biznesowych. Dzięki niemu można zapisać stan danych w wybranym momencie i wykorzystać je do raportów przestawnych oraz innych analiz bez ryzyka, że dane się zmienią. To doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą lepiej zrozumieć swoje procesy i podejmować decyzje na podstawie wiarygodnych danych.